Quanto custa um software para oficinas, e o que faz o preço variar

Pergunte a um fornecedor quanto custa um software para oficinas e muitas vezes recebe um número antes de alguém perguntar o que a sua oficina faz. Uma marmoraria com três pessoas e uma serra não precisa do mesmo que uma serralharia de alumínio com uma linha de corte, cinco instaladores e uma carrinha. O preço deve acompanhar o trabalho. Antes de comparar duas ofertas, saiba de que é feito cada preço.

Numa oficina que trabalha por medida, o software costuma ser cobrado em três partes: uma subscrição do plano, o número de pessoas que o usam e as opções que acrescenta quando precisa delas. Cada parte responde à sua própria pergunta. O plano define o que o software faz por si, e os utilizadores contam quantas pessoas trabalham nele. As opções cobrem o resto de que a empresa vive, como uma caixa ao balcão ou uma equipa paga à peça.

O preço tem três partes

O plano é a parte maior, e é nele que as oficinas pagam a mais com mais frequência. Escolha-o pelo trabalho que se faz na sua oficina. Se o seu problema é stock que não encontra e orçamentos que levam uma tarde, precisa de peças e retalhos numerados, de orçamentos construídos a partir das suas próprias regras e de planos de corte para as suas chapas, placas ou barras. Se ninguém sabe que encomenda está em que posto, precisa também de ordens de fabrico acompanhadas etapa a etapa, de postos e de roteiros de produção.

Os utilizadores são a segunda parte. A maioria dos planos inclui um número de utilizadores e cobra cada um acima desse número. Antes de comparar, conte as pessoas que vão iniciar sessão: quem faz os orçamentos, quem compra, o chefe de oficina e quem fecha etapas num telemóvel. Os instaladores que só precisam de ver a próxima encomenda podem dispensar uma conta própria, se o chefe de oficina planear por eles.

As opções são a última parte. Uma oficina que também vende ao balcão precisa de uma caixa. Uma oficina com artesãos precisa do registo de entradas e saídas, das férias e ausências e do pagamento do mês. Uma empresa que tem de enviar as faturas a uma plataforma fiscal precisa da faturação eletrónica. Uma opção só vale a pena quando a usa. Um pacote de opções faz subir todos os preços, por isso peça cada uma como uma linha separada que se acrescenta e se retira.

Começar não é uma das três partes, mas pergunte por isso, porque é o custo que mais vezes fica fora de um orçamento. Alguém tem de configurar o espaço de trabalho para o seu ofício, carregar os seus produtos e o stock inicial, e mostrar à sua equipa como trabalhar nele. Alguns fornecedores cobram por isso uma taxa de implementação, e quando o orçamento a deixa de fora, o trabalho volta para si em serões passados a escrever uma tabela de preços. No nosso caso, nenhum plano tem taxa de implementação: o espaço de trabalho começa configurado para o seu ofício, e é o próprio cliente que importa os produtos e o stock inicial a partir do Excel. Se quiser que importemos os seus ficheiros, formemos a sua equipa, passemos meio dia nas suas instalações em Marrocos ou configuremos consigo os seus modelos do Workshop, isso é o acompanhamento, um serviço à parte, com orçamento a pedido.

O que faz variar o preço

Duas coisas fazem o preço variar mais do que todas as outras. A primeira é quantas pessoas usam o software todos os dias. A segunda é quanto do seu trabalho quer que ele leve: só o stock e os orçamentos, ou todo o caminho do orçamento à encomenda entregue. A região também conta, porque os preços são definidos por moeda, e a forma de cobrança também: pagar por ano costuma custar menos do que pagar por mês.

Conte também os custos que não estão no orçamento. Nenhum orçamento de software os indica. Provavelmente já tem telemóveis e um computador. Uma impressora de etiquetas é útil assim que as suas chapas e os seus retalhos levam etiquetas QR. O tempo que a sua equipa passa a aprender é real. É mais curto quando o software começa da forma como o seu ofício já trabalha: os produtos, as unidades, os documentos e os preços do seu ofício estão lá desde o primeiro dia, e pode mudá-los depois.

O custo mais alto vem depois do contrato, quando precisa de uma mudança e só a consegue ao pagar desenvolvimento. Pergunte como o software se adapta à sua oficina. Se cada mudança for um projeto, vai pagar mais do que o preço que vê. O sahmrev Workshop adapta-se por configurações e modelos, sem nenhuma reconstrução. Inclui todo o sahmrev Commerce: vendas, compras, stock e dinheiro. Não compra um segundo produto para faturar o que a oficina fabrica.

Cinco perguntas para comparar duas ofertas

Ao comparar duas ofertas, faça as mesmas cinco perguntas às duas. O que inclui exatamente o plano para uma oficina como a minha? Quantos utilizadores estão incluídos, e quanto custa mais um? Há uma taxa de implementação, e quem importa os meus dados? De que opções vou precisar no primeiro ano? E o que acontece ao preço quando eu precisar de uma mudança? As respostas transformam dois números em duas ofertas que se podem comparar.

A forma mais rápida de saber se um plano serve é testá-lo com o seu próprio trabalho. A demo online está aberta com uma oficina completa, e o período experimental dura 14 dias, sem cartão. A página Marmoraria mostra como são as chapas, os retalhos e os planos de corte, e a página Workshop detalha o que o produto inclui.