O dia de um motorista-vendedor no telemóvel: carga, rota, faturas e fecho

Um motorista-vendedor carrega a carrinha de manhã, visita as lojas da rota, vende, entrega, cobra e volta à noite para contar. Esse dia tem a mesma forma em todos os distribuidores. A parte escrita em papel e introduzida de novo à noite varia de um distribuidor para outro. Este artigo acompanha um dia num telemóvel, passo a passo, no sahmrev Distribution, o nosso software de venda em rota. O Distribution é uma versão preliminar: já funciona, mas ainda não está aberto a novos clientes.

O dia começa no cais de carga. O escritório planeou a semana a partir dos itinerários, por isso a rota já tem as lojas por ordem. Quando o motorista pede para carregar, o telemóvel propõe a carga de ontem como ponto de partida. O motorista e a pessoa do armazém contam-na juntos e registam-na como uma transferência do armazém para a carrinha. Uma carga acima do limite da carrinha é recusada, por isso uma carrinha sobrecarregada é detetada no cais, antes de sair.

Depois, o motorista toca em «Iniciar a minha rota» e abre a primeira paragem. Antes de dizer uma palavra, o telemóvel mostra o que importa sobre essa loja: o saldo, o crédito que ainda tem, o que comprou da última vez, os produtos a oferecer hoje e qualquer encomenda à espera de entrega. Os produtos a oferecer vêm da lista de produtos obrigatórios definida pelo escritório, e o motorista marca «Oferecido» em cada um. Mais tarde, o escritório vê o que foi proposto ao lado do que foi vendido.

Vender e dar crédito na paragem

Vender é procurar um produto e indicar uma quantidade. As promoções aplicam-se sozinhas, e o desconto de um motorista não pode passar do limite definido pelo escritório. Na etapa do pagamento, o cliente paga em dinheiro, com cheque, com cartão, por transferência ou por pagamento móvel, ou deixa o restante a prazo. O cliente assina no ecrã, e o motorista regista a venda. O talão sai numa pequena impressora Bluetooth da carrinha, de 58 ou 80 mm de largura, ou chega ao cliente por mensagem.

A maior parte das vendas em rota corre mal no crédito. Uma loja que já deve demasiado pede mais uma entrega, e o motorista, que quer vender, aceita. Aqui, uma venda acima do limite de crédito da loja fica parada no telemóvel até um responsável introduzir o seu próprio código. O código funciona mesmo sem sinal. É verificado outra vez quando o telemóvel volta a ter rede, e bloqueia ao fim de três códigos errados. O responsável mantém o controlo sem ter de estar na carrinha.

Numa paragem, o motorista também pode entregar uma encomenda que um pré-vendedor registou na semana passada, registar uma encomenda para outro dia, cobrar faturas em aberto ou recolher mercadoria com um motivo e uma foto: danificada, fora de validade, não vendida, produto errado. As grades e as garrafas entregues e recolhidas são contadas na etapa do pagamento, por isso sabe-se a qualquer momento que vasilhame cada loja tem. Se uma loja está fechada, «Saltar esta paragem» guarda o motivo. Uma loja nova encontrada na estrada é acrescentada com o nome, o número de telefone, uma foto e a posição onde o motorista está.

Sem rede na estrada, à vista no escritório

Tudo isto acontece num telemóvel que perde o sinal numa cave, num mercado ou numa aldeia. A rota fica guardada no telemóvel, por isso nada espera pela rede. Cada venda, pagamento e devolução fica guardado no telemóvel, e uma faixa mostra o que está à espera de envio. Quando o sinal volta, os itens saem pela ordem em que foram feitos. Uma venda enviada duas vezes conta uma só vez. Se o escritório recusar algo, o telemóvel mostra o motivo, e o motorista volta a enviar ou desiste do envio. Cada documento guarda a hora e o local onde foi feito.

Enquanto a rota continua, o escritório acompanha o mesmo dia no seu próprio ecrã. Vê o progresso de cada rota, a próxima loja, o que foi saltado e com que motivo, e se cada visita foi feita na própria loja, a menos de 150 metros da sua posição. O mapa mostra o mesmo dia como pontos numa estrada. Ninguém tem de telefonar ao motorista para perguntar onde está ou o que vendeu.

O dia fecha com uma contagem

À noite, o motorista e o escritório fecham o dia juntos. O telemóvel só começa o fecho quando não há nada à espera de envio. O motorista conta o stock da carrinha produto a produto, dá um motivo para cada diferença e marca o que fica na carrinha para amanhã. Segue-se o dinheiro. As notas e as moedas são contadas, e o telemóvel mostra o dinheiro esperado das vendas a pronto e das cobranças do dia, e a diferença. Os cheques e as referências das transferências ficam listados. As duas pessoas assinam com o nome, e o dia fica fechado.

O fecho do dia regista o que foi contado: as diferenças de stock, a mercadoria descarregada de volta para o armazém e o dinheiro entregue na caixa da empresa. O resumo do dia e o talão de depósito saem em PDF. O escritório confirma o fecho e, se algo estava errado, um responsável pode reabrir o dia com um motivo que fica guardado. Nada da rota é alterado depois. As correções são documentos novos.

O sahmrev Distribution foi feito para este dia. Inclui todo o sahmrev Commerce e acrescenta a venda em rota: carrinhas com o seu próprio stock e a sua caixa, itinerários, rotas, o telemóvel do motorista e o fecho do dia. É uma versão preliminar, ainda não aberta a novos clientes, por isso a página Distribution convida a descrever as suas rotas. A página dos grossistas alimentares mostra como os lotes e as datas de validade acompanham a mercadoria, o que importa assim que uma carrinha transporta alimentos.