La giornata di un autista-venditore sul telefono: carico, giro, fatture, chiusura

Un autista-venditore carica al mattino, visita i negozi del giro, vende, consegna, incassa e rientra la sera per contare. Presso ogni distributore la giornata ha questa stessa forma. Quanta parte ne viene scritta su carta e ribattuta la sera cambia da un distributore all’altro. Questo articolo segue una giornata sul telefono, passo dopo passo, in sahmrev Distribution, il nostro software per vendita su furgone. Distribution è in versione preliminare: funziona già oggi, ma non è ancora aperto a nuovi clienti.

La giornata comincia alla rampa di carico. L’ufficio ha pianificato la settimana a partire dai percorsi, quindi il giro elenca già i suoi negozi in ordine. Quando l’autista chiede di caricare, il telefono propone il carico di ieri come punto di partenza. L’autista e l’addetto del magazzino lo contano insieme e lo registrano come trasferimento dal magazzino al furgone. Un carico oltre il limite del furgone viene rifiutato, così un furgone sovraccarico si scopre alla rampa, prima di partire.

Poi l’autista preme «Inizia il mio giro» e apre la prima tappa. Prima ancora di dire una parola, il telefono mostra ciò che conta di quel negozio: il saldo, il credito che gli resta, che cosa ha comprato l’ultima volta, i prodotti da proporre oggi e l’eventuale ordine in attesa di consegna. I prodotti da proporre vengono dall’assortimento obbligatorio fissato dall’ufficio, e l’autista spunta «Proposto» per ognuno. Più tardi l’ufficio vede che cosa è stato proposto accanto a ciò che è stato venduto.

Vendere e fare credito alla tappa

Vendere è una ricerca e una quantità. Le promozioni si applicano da sole, e lo sconto dell’autista non può superare il limite fissato dall’ufficio. Al passo del pagamento il cliente paga in contanti, con assegno, con carta, con bonifico o con pagamento mobile, oppure lascia il resto a credito. Il cliente firma sullo schermo e l’autista registra la vendita. Lo scontrino esce da una piccola stampante Bluetooth sul furgone, larga 58 o 80 mm, oppure arriva al cliente per messaggio.

La maggior parte delle vendite su furgone va storta sul credito. Un negozio che deve già troppo chiede un’altra consegna, e l’autista, che vuole vendere, accetta. Qui una vendita oltre il limite di credito del negozio si ferma sul telefono finché un responsabile non digita il proprio codice. Il codice funziona anche senza campo. Viene controllato di nuovo quando il telefono torna in linea, e dopo tre codici sbagliati si blocca. Il responsabile mantiene il controllo senza dover stare sul furgone.

Alla tappa l’autista può anche consegnare un ordine che un prevenditore ha preso la settimana scorsa, prendere un ordine per un altro giorno, incassare su fatture aperte, o ritirare merce con un motivo e una foto: danneggiata, scaduta, invenduta, prodotto sbagliato. Casse e bottiglie date e riprese si contano al passo del pagamento, così si sa in ogni momento quanti vuoti ha ogni negozio. Se un negozio è chiuso, «Salta questa tappa» registra il motivo. Un negozio nuovo trovato per strada si aggiunge con il nome, il telefono, una foto e la posizione in cui si trova l’autista.

Senza campo su strada, visibile in ufficio

Tutto questo avviene su un telefono che perde il campo in un seminterrato, in un mercato o in un paese. Il giro è salvato sul telefono, quindi niente aspetta la rete. Ogni vendita, incasso e reso viene salvato sul telefono, e un avviso mostra che cosa è in attesa. Quando il campo torna, gli elementi partono nell’ordine in cui sono stati fatti. Una vendita inviata due volte conta una volta sola. Se l’ufficio rifiuta qualcosa, il telefono dice perché, e l’autista lo invia di nuovo o ci rinuncia. Ogni documento conserva l’ora e il luogo in cui è stato fatto.

Mentre il giro va avanti, l’ufficio segue la stessa giornata dal proprio schermo. Vede l’avanzamento di ogni giro, il prossimo negozio, che cosa è stato saltato e perché, e se ogni visita è avvenuta al negozio stesso, entro 150 metri dalla sua posizione. La mappa mostra la stessa giornata come punti lungo una strada. Nessuno deve telefonare all’autista per chiedergli dove si trova o che cosa ha venduto.

La giornata si chiude con un conteggio

La sera l’autista e l’ufficio chiudono la giornata insieme. Il telefono avvia la chiusura solo quando non c’è più niente in attesa di invio. L’autista conta le giacenze del furgone prodotto per prodotto, dà un motivo per ogni differenza e spunta ciò che resta sul furgone per domani. Poi viene la cassa. Si contano banconote e monete, e il telefono mostra i contanti attesi dalle vendite in contanti e dagli incassi del giorno, e la differenza. Gli assegni e i riferimenti dei bonifici vengono elencati. Firmano entrambi con il proprio nome, e la giornata è chiusa.

La chiusura giornata registra ciò che è stato contato: le differenze di giacenza, la merce scaricata e rientrata in magazzino e i contanti versati nella cassa dell’azienda. Il riepilogo della giornata e la distinta di versamento escono in PDF. L’ufficio conferma la chiusura e, se qualcosa non andava, un responsabile può riaprire la giornata indicando un motivo, che resta registrato. Niente del giro viene modificato dopo. Le correzioni sono documenti nuovi.

sahmrev Distribution è pensato per questa giornata. Comprende tutto sahmrev Commerce e aggiunge la vendita su furgone: furgoni con giacenze e cassa proprie, percorsi, giri, il telefono dell’autista e la chiusura giornata. È in versione preliminare, non ancora aperto a nuovi clienti, perciò sulla pagina Distribution può raccontarci i suoi giri. La pagina Ingrosso alimentare mostra come lotti e date di scadenza seguono la merce, cosa che conta appena un furgone trasporta alimenti.