La jornada de un repartidor en el teléfono: carga, recorrido, facturas y cierre

Un repartidor carga por la mañana, visita las tiendas del recorrido, vende, entrega, cobra y vuelve por la tarde a contar. La jornada de un repartidor tiene esa misma forma en todos los distribuidores. Cuánto de ella se escribe en papel y se vuelve a escribir por la noche cambia de un distribuidor a otro. Este artículo sigue una jornada en el teléfono, paso a paso, en sahmrev Distribution, nuestro software de venta en ruta. Distribution es una versión preliminar: ya funciona, pero todavía no está abierta a nuevos clientes.

La jornada empieza en el muelle de carga. La oficina ha planificado la semana a partir de los itinerarios, así que el recorrido ya tiene sus tiendas en orden. Cuando el repartidor pide cargar, el teléfono le propone la carga de ayer como punto de partida. El repartidor y la persona del almacén la cuentan juntos y la registran como un traspaso del almacén a la camioneta. Una carga que supera el límite de la camioneta se rechaza, así que una camioneta sobrecargada se detecta en el muelle, antes de salir.

Después el repartidor pulsa «Empezar mi recorrido» y abre la primera parada. Antes de que nadie diga una palabra, el teléfono muestra lo que importa de esa tienda: su saldo, el crédito que le queda, lo que compró la última vez, los productos que hay que ofrecerle hoy y cualquier pedido que espera entrega. Los productos que ofrecer salen de la lista de productos imprescindibles que fija la oficina, y el repartidor marca «Ofrecido» en cada uno. Después la oficina ve lo que se propuso al lado de lo que se vendió.

Vender y dar crédito en la parada

Vender es buscar un producto e indicar una cantidad. Las promociones se aplican solas, y el descuento de un repartidor no puede pasar del límite que fija la oficina. En el paso del pago, el cliente paga en efectivo, con cheque, con tarjeta, por transferencia o con pago móvil, o deja el resto a crédito. El cliente firma en la pantalla y el repartidor registra la venta. El ticket se imprime en una pequeña impresora Bluetooth de la camioneta, de 58 o 80 mm de ancho, o le llega al cliente por mensaje.

La mayoría de las ventas en ruta se tuercen con el crédito. Una tienda que ya debe demasiado pide una entrega más, y el repartidor, que quiere vender, acepta. Aquí, una venta que supera el límite de crédito de la tienda se detiene en el teléfono hasta que un responsable introduce su propio código. El código funciona incluso sin señal. Se vuelve a comprobar cuando el teléfono recupera la conexión, y se bloquea después de tres códigos erróneos. El responsable mantiene el control sin tener que ir en la camioneta.

En una parada, el repartidor también puede entregar un pedido que un preventista tomó la semana pasada, tomar un pedido para otro día, cobrar facturas pendientes o recoger mercancía con un motivo y una foto: dañada, caducada, no vendida, producto equivocado. Las cajas y botellas entregadas y recogidas se cuentan en el paso del pago, así que se sabe en todo momento qué envases tiene cada tienda. Si una tienda está cerrada, «Saltar esta parada» guarda el motivo. Una tienda nueva encontrada en el camino se añade con su nombre, su teléfono, una foto y la posición donde está el repartidor.

Sin señal en ruta, a la vista en la oficina

Todo esto ocurre en un teléfono que pierde la señal en un sótano, en un mercado o en un pueblo. El recorrido se guarda en el teléfono, así que nada espera a la red. Cada venta, cobro y devolución se guarda en el teléfono, y un aviso muestra lo que está pendiente de envío. Cuando vuelve la señal, todo sale en el orden en que se hizo. Una venta enviada dos veces cuenta una sola vez. Si la oficina rechaza algo, el teléfono dice por qué, y el repartidor lo vuelve a enviar o lo descarta. Cada documento conserva la hora y el lugar donde se hizo.

Mientras sigue el recorrido, la oficina ve la misma jornada desde su propia pantalla. Ve el avance de cada recorrido, la próxima tienda, lo que se saltó y por qué, y si cada visita se hizo en la propia tienda, a menos de 150 metros de su posición. El mapa muestra la misma jornada como puntos sobre una carretera. Nadie tiene que llamar al repartidor para preguntarle dónde está o qué ha vendido.

El día se cierra con un recuento

Por la tarde, el repartidor y la oficina cierran el día juntos. El teléfono solo empieza el cierre cuando no queda nada pendiente de envío. El repartidor cuenta el stock de la camioneta producto por producto, da un motivo para cada diferencia y marca lo que se queda en la camioneta para mañana. Después viene la caja. Se cuentan billetes y monedas, y el teléfono muestra el efectivo esperado de las ventas al contado y los cobros del día, y la diferencia. Se listan los cheques y las referencias de las transferencias. Las dos personas firman con su nombre, y el día queda cerrado.

El cierre del día registra lo que se contó: las diferencias de stock, la mercancía que vuelve al almacén y el efectivo entregado a la caja de la empresa. El resumen del día y el comprobante de depósito salen en PDF. La oficina confirma el cierre y, si algo estaba mal, un responsable puede reabrir el día con un motivo que queda guardado. Nada del recorrido se cambia después. Las correcciones son documentos nuevos.

sahmrev Distribution está hecho para esta jornada. Incluye todo sahmrev Commerce y añade la venta en ruta: camionetas con su propio stock y su caja, itinerarios, recorridos, el teléfono del repartidor y el cierre del día. Es una versión preliminar, todavía no abierta a nuevos clientes, así que la página de Distribution le invita a contarnos cómo son sus recorridos. La página Distribución mayorista de alimentos muestra cómo los lotes y las fechas de caducidad acompañan a la mercancía, algo que importa en cuanto una camioneta lleva alimentos.