La journée d’un chauffeur-vendeur sur téléphone : chargement, tournée, factures, clôture

Un chauffeur-vendeur charge le matin, visite les commerces de la tournée, vend, livre, encaisse, et rentre le soir pour compter. Cette journée a la même forme chez tous les distributeurs. La part écrite sur papier puis ressaisie le soir varie d’un distributeur à l’autre. Cet article suit une journée sur téléphone, étape par étape, dans le logiciel de vente en tournée sahmrev Distribution. Distribution est une version préliminaire : il fonctionne déjà, mais n’est pas encore ouvert à de nouveaux clients.

La journée commence au quai. Le bureau a prévu la semaine d’après les itinéraires, et la tournée liste déjà ses commerces dans l’ordre. Quand le chauffeur demande à charger, le téléphone propose le chargement d’hier comme point de départ. Le chauffeur et la personne du dépôt le comptent ensemble et le valident comme un transfert du dépôt vers le camion. Un chargement au-delà du plafond du camion est refusé, et un camion surchargé est repéré au quai, avant de partir.

Le chauffeur appuie ensuite sur « Commencer ma tournée » et ouvre le premier arrêt. Avant le premier mot, le téléphone montre ce qui compte pour ce commerce : son solde, le crédit qui lui reste, son dernier achat, les produits à proposer aujourd’hui et la commande qui attend d’être livrée. Les produits à proposer viennent de la liste des produits incontournables fixée par le bureau, et le chauffeur coche « Proposé » pour chacun. Le bureau voit ensuite ce qui a été proposé à côté de ce qui a été vendu.

Vendre et faire crédit à l’arrêt

Vendre, c’est une recherche et une quantité. Les promotions s’appliquent d’elles-mêmes, et la remise d’un chauffeur ne peut pas dépasser la limite fixée par le bureau. À l’étape du paiement, le client paie en espèces, par chèque, par carte, par virement ou par paiement mobile, ou laisse le reste à crédit. Le client signe sur l’écran, et le chauffeur enregistre la vente. Le ticket s’imprime sur une petite imprimante Bluetooth du camion, de 58 ou 80 mm, ou part chez le client par message.

La plupart des ventes en tournée dérapent sur le crédit. Un commerce qui doit déjà trop demande une livraison de plus, et le chauffeur, qui veut vendre, accepte. Ici, une vente au-delà du plafond de crédit du commerce s’arrête sur le téléphone jusqu’à ce qu’un responsable saisisse son propre code. Le code fonctionne même sans réseau. Il est vérifié de nouveau au retour du réseau, et après trois codes faux il se bloque. Le responsable garde la main sans avoir à être dans le camion.

À un arrêt, le chauffeur peut aussi livrer une commande prise la semaine dernière par un prévendeur, prendre une commande pour un autre jour, encaisser sur des factures ouvertes, ou reprendre des marchandises avec un motif et une photo : abîmé, périmé, invendu, mauvais produit. Les caisses et bouteilles données et reprises se comptent à l’étape du paiement, et on sait à tout moment quels emballages chaque commerce détient. Si un commerce est fermé, « Sauter cet arrêt » garde le motif. Un nouveau commerce trouvé en route s’ajoute avec son nom, son téléphone, une photo et la position où se trouve le chauffeur.

Hors ligne sur la route, visible au bureau

Tout cela se passe sur un téléphone qui perd le réseau dans un sous-sol, un marché ou un village. La tournée est gardée sur le téléphone : rien n’attend le réseau. Chaque vente, paiement et retour est enregistré sur le téléphone, et un bandeau indique ce qui attend. Au retour du réseau, les éléments partent dans l’ordre où ils ont été faits. Une vente envoyée deux fois compte une seule fois. Si le bureau refuse quelque chose, le téléphone dit pourquoi, et le chauffeur le renvoie ou l’abandonne. Chaque document garde l’heure et le lieu où il a été fait.

Pendant la tournée, le bureau suit la même journée sur son propre écran. Il voit l’avancement de chaque tournée, le prochain commerce, ce qui a été sauté et pourquoi, et si chaque visite a eu lieu au commerce lui-même, à moins de 150 mètres de sa position. La carte montre la même journée sous forme de points sur une route. Personne n’a besoin d’appeler le chauffeur pour savoir où il est ou ce qu’il a vendu.

La journée se clôt sur un comptage

Le soir, le chauffeur et le bureau clôturent la journée ensemble. Le téléphone ne commence la clôture que lorsque rien n’attend plus d’être envoyé. Le chauffeur compte le stock du camion produit par produit, donne le motif de chaque écart, puis coche ce qui reste dans le camion pour le lendemain. Vient ensuite la caisse. Les billets et les pièces sont comptés, et le téléphone montre les espèces attendues des ventes au comptant et des encaissements du jour, ainsi que l’écart. Les chèques et les références de virement sont listés. Les deux personnes signent de leur nom, et la journée est clôturée.

La clôture enregistre ce qui a été compté : les écarts de stock, les marchandises déchargées au dépôt et les espèces remises à la caisse de l’entreprise. Le résumé de la journée et le bordereau de remise sortent en PDF. Le bureau confirme la clôture, et si quelque chose n’allait pas, un responsable peut rouvrir la journée avec un motif qui est conservé. Rien de la tournée n’est modifié ensuite : les corrections sont de nouveaux documents.

sahmrev Distribution est conçu pour cette journée. Il comprend tout sahmrev Commerce et y ajoute la vente en tournée : des camions avec leur propre stock et leur caisse, des itinéraires, des tournées, le téléphone du chauffeur et la clôture de la journée. C’est une version préliminaire, pas encore ouverte à de nouveaux clients : la page Distribution vous invite donc à nous parler de vos tournées. La page Grossiste alimentaire montre comment les lots et les dates de péremption suivent la marchandise, ce qui compte dès qu’un camion transporte de l’alimentaire.