Vender materiais de construção por palete, saco e tonelada a partir de um só stock

Um empreiteiro encomenda cimento por palete. Um pedreiro entra e leva três sacos. A areia sai à tonelada, os tijolos à palete ou ao cento, a cerâmica ao metro quadrado. Uma loja de materiais de construção vende o mesmo produto de várias formas no mesmo dia. Se vender por palete, saco e tonelada for controlado em contagens separadas, o stock nunca está certo. A contagem das paletes diz uma coisa, a dos sacos diz outra, e a loja só descobre a verdade no inventário.

Mantenha um só stock por produto, contado numa única unidade base, com as outras unidades definidas como volumes dessa unidade. O cimento conta-se em sacos de 50 kg, e uma palete são 40 sacos. Os tijolos contam-se um a um, e uma palete leva 200. A areia conta-se em toneladas, e o varão à barra de 12 m. Depois de definidas estas unidades, cada documento pode usar a unidade em que o cliente pensa, e por baixo o stock mexe na unidade base.

Numa manhã, a encomenda de um empreiteiro sai com duas paletes de cimento e mais cinco sacos. A guia de remessa diz duas paletes e cinco sacos, tal como o empreiteiro encomendou. O stock de cimento desce 85 sacos, porque duas paletes são 80 sacos. Uma hora depois, um pedreiro compra três sacos ao balcão, e o mesmo stock desce mais três. Ninguém converte nada à mão, e a contagem do fim do mês bate certo.

Os erros começam em três momentos

Nesta atividade, a maioria dos erros começa num destes momentos, e cada um tem uma solução simples. O primeiro é a reserva. Uma encomenda confirmada para uma obra grande ocupa stock no pátio. Se nada marcar esse stock como reservado, o balcão vende os mesmos sacos a outra pessoa. Quando a encomenda reserva aquilo de que precisa, o balcão só pode vender o stock livre.

O segundo é a entrega parcial. Uma obra raramente leva tudo de uma vez: duas paletes hoje, o resto quando for feita a próxima laje. Cada guia de remessa tira da mesma encomenda o que sai da loja nesse dia, e a encomenda guarda o que ainda falta entregar. A fatura pode depois sair de uma entrega ou de várias, no fim da semana ou do mês, de modo que nada é faturado duas vezes e nada fica esquecido.

O terceiro é a devolução. Os sacos não usados voltam da obra, e às vezes uma palete que nunca foi aberta. Uma devolução é registada com uma nota de crédito que devolve a mercadoria ao stock na mesma unidade base, de modo que a contagem de sacos continua certa e a conta do empreiteiro mostra o crédito de imediato.

Do orçamento ao pagamento

O documento leva as informações de que a loja precisa para entregar. O orçamento, a encomenda, a guia de remessa e a fatura trazem o nome da obra, de modo que o empreiteiro vê para que obra foi cada entrega. A guia de remessa indica também o veículo e o motorista. O orçamento traz as condições habituais da atividade: por quanto tempo os preços valem, que a entrega na obra é feita com hora marcada, que a descarga fica por conta do cliente e que a mercadoria continua a ser propriedade da loja até ser paga.

Nesta atividade, os preços acompanham o cimento e o aço. A loja altera uma família inteira numa percentagem, num só passo, arredonda o resultado e guarda uma vez. A nova tabela de preços segue para os clientes em PDF ou Excel. Os empreiteiros com um desconto acordado mantêm-no através da sua própria tabela de preços, por isso a mudança no preço base chega-lhes corretamente.

Dois armazéns são comuns: a loja e o pátio. O stock é contado em cada um, e uma transferência leva paletes do pátio para a loja quando as prateleiras se esvaziam. Os produtos abaixo do mínimo aparecem na lista de reposição, agrupados num rascunho de nota de encomenda por fornecedor.

Os pagamentos chegam como a atividade costuma pagar: dinheiro, transferência, cheque ou letra de câmbio, cada um lançado numa fatura. Os limites de crédito contam os cheques ainda não compensados, e as contas a receber por antiguidade mostram que empreiteiro está em atraso.

Um só stock do balcão ao inventário

No balcão, o mesmo produto responde a mais de um código de barras. O código do saco vende um saco, e o código da palete vende uma palete inteira, ambos do mesmo stock. Um operador de caixa que lê a etiqueta da palete não tem de decorar que uma palete tem 40 sacos.

Numa loja de materiais, o pagamento a pronto ao balcão e a venda a prazo convivem lado a lado. Um pedreiro paga três sacos em dinheiro e sai com o seu talão. Um empreiteiro leva dez paletes a prazo e paga no fim do mês. Os dois saem do mesmo stock. Antes de a encomenda seguinte sair, a loja vê, para cada empreiteiro, quanto deve, desde quando e que cheques ainda não foram compensados.

O inventário continua a valer a pena, e agora confirma o que a loja espera. A loja conta cada armazém na unidade base, vê a diferença produto a produto e lança-a uma única vez. Conte com mais frequência os produtos que rodam depressa e duas vezes por ano os que rodam devagar, e o trabalho fica leve.

O sahmrev Commerce funciona assim nas lojas de materiais de construção. A página dos materiais de construção mostra o stock por armazém e uma entrega na obra, a página Commerce detalha o que o produto inclui, e a demo online é um comerciante de materiais de construção que pode abrir e alterar.