Vendere materiali edili a bancale, a sacco e a tonnellata da una sola giacenza

Un’impresa edile ordina il cemento a bancale. Un muratore entra e prende tre sacchi. La sabbia esce a tonnellata, i mattoni a bancale o al centinaio, le piastrelle al metro quadrato. Una rivendita di materiali edili vende lo stesso prodotto in più modi nello stesso giorno. Se vendere a bancale, sacco e tonnellata si segue con conteggi separati, le giacenze non sono mai giuste. Il conteggio dei bancali dice una cosa, quello dei sacchi un’altra, e la rivendita scopre la verità solo all’inventario.

Tenga una sola giacenza per prodotto, contata in un’unica unità di base, con le altre unità definite come colli di quella. Il cemento si conta in sacchi da 50 kg, e un bancale è di 40 sacchi. I mattoni si contano uno per uno, e un bancale ne porta 200. La sabbia si conta in tonnellate, e il tondino a barre da 12 m. Una volta impostate queste unità, ogni documento può usare l’unità in cui ragiona il cliente, e sotto le giacenze si muovono nell’unità di base.

Una mattina l’ordine di un’impresa edile parte con due bancali di cemento e cinque sacchi in più. Il DDT (documento di trasporto) riporta due bancali e cinque sacchi, come li ha ordinati l’impresa. La giacenza di cemento scende di 85 sacchi, perché due bancali sono 80 sacchi. Un’ora dopo un muratore compra tre sacchi al banco, e la stessa giacenza scende di altri tre. Nessuno converte niente a mano, e il conteggio di fine mese torna.

Gli errori nascono in tre momenti

In questo settore la maggior parte degli errori nasce in uno di questi momenti, e ognuno ha una soluzione semplice. Il primo è la riserva. Un ordine confermato per un grande cantiere impegna merce nel piazzale. Se niente la segna come presa, il banco vende gli stessi sacchi a qualcun altro. Quando l’ordine riserva ciò che gli serve, il banco può vendere solo la merce libera.

Il secondo è la consegna parziale. Un cantiere raramente prende tutto in una volta: due bancali oggi, il resto al prossimo getto del solaio. Ogni DDT prende dallo stesso ordine ciò che esce dalla rivendita quel giorno, e l’ordine tiene ciò che resta da consegnare. La fattura può poi nascere da una consegna o da più consegne, a fine settimana o a fine mese, così niente viene fatturato due volte e niente viene dimenticato.

Il terzo è il reso. I sacchi non usati tornano dal cantiere, e a volte un bancale mai aperto. Un reso si registra con una nota di credito che rimette la merce a magazzino nella stessa unità di base, così il conteggio dei sacchi resta giusto e il conto del cliente mostra subito l’accredito.

Dal preventivo all’incasso

Il documento porta ciò che serve alla rivendita per consegnare. Preventivo, ordine, DDT e fattura riportano il nome del cantiere, così l’impresa vede in quale cantiere è andata ogni consegna. Il DDT indica anche il mezzo e l’autista. Il preventivo riporta le condizioni del settore: per quanto tempo valgono i prezzi, la consegna in cantiere su appuntamento, lo scarico a cura del cliente e la merce che resta di proprietà della rivendita fino al pagamento.

In questo settore i prezzi seguono il cemento e l’acciaio. La rivendita sposta un’intera categoria merceologica di una percentuale in un solo passaggio, arrotonda il risultato e salva una volta. Il nuovo listino prezzi parte verso i clienti in PDF o in Excel. Le imprese edili con uno sconto concordato lo mantengono grazie al loro listino, così la variazione del prezzo base arriva a loro nel modo giusto.

Capita spesso di avere due magazzini: il negozio e il piazzale. Le giacenze si contano in ciascuno, e un trasferimento porta bancali dal piazzale al negozio quando gli scaffali si svuotano. I prodotti sotto la scorta minima compaiono nella lista di riordino, raggruppati in una bozza d’ordine per fornitore.

Il denaro entra nei modi in cui paga il settore: contanti, bonifico, assegno o cambiale, ciascuno abbinato a una fattura. Il fido tiene conto degli assegni non ancora incassati, e i crediti per anzianità mostrano quale impresa è in ritardo.

Una sola giacenza, dal banco all’inventario

Al banco lo stesso prodotto risponde a più di un codice a barre. Il codice del sacco vende un sacco, e quello del bancale vende un bancale intero, entrambi dalla stessa giacenza. Un cassiere che scansiona l’etichetta del bancale non deve ricordare che un bancale è di 40 sacchi.

In una rivendita il contante al banco e il credito in conto convivono. Un muratore paga tre sacchi in contanti ed esce con lo scontrino. Un’impresa edile prende dieci bancali in conto e paga a fine mese. Entrambi escono dalla stessa giacenza. Prima che parta l’ordine successivo, la rivendita vede per ogni impresa quanto deve, da quando e quali assegni non sono ancora incassati.

L’inventario resta utile, e ora conferma ciò che la rivendita si aspetta. La rivendita conta ogni magazzino nell’unità di base, vede la differenza prodotto per prodotto e la registra una volta sola. Conti più spesso i prodotti che girano in fretta e due volte l’anno quelli che girano piano, e il lavoro resta leggero.

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