Vender materiales de construcción por palé, por saco y por tonelada desde un solo stock

Un contratista pide cemento por palé. Un albañil entra y se lleva tres sacos. La arena sale por tonelada, los ladrillos por palé o por centenar, las baldosas por metro cuadrado. Un almacén de materiales vende el mismo producto de varias maneras en un mismo día. Si vender por palé, saco y tonelada se lleva en cuentas separadas, el stock nunca cuadra. La cuenta de palés dice una cosa, la de sacos otra, y el almacén solo conoce la verdad en el recuento de inventario.

Lleve un solo stock por producto, contado en una única unidad base, y defina las demás unidades como bultos de esa unidad. El cemento se cuenta en sacos de 50 kg, y un palé son 40 sacos. Los ladrillos se cuentan por unidad, y un palé lleva 200. La arena se cuenta en toneladas, y el acero corrugado por barras de 12 m. Una vez definidas estas unidades, cada documento puede usar la unidad en la que piensa el cliente, y por debajo el stock se mueve en la unidad base.

Una mañana, el pedido de un contratista sale con dos palés de cemento y cinco sacos más. La nota de entrega dice dos palés y cinco sacos, tal como lo pidió el contratista. El stock de cemento baja 85 sacos, porque dos palés son 80 sacos. Una hora después, un albañil compra tres sacos en el mostrador, y el mismo stock baja tres más. Nadie convierte nada a mano, y el recuento de fin de mes cuadra.

Los errores empiezan en tres momentos

En esta actividad, la mayoría de los errores nace en uno de estos momentos, y cada uno tiene una solución sencilla. El primero es la reserva. Un pedido confirmado para una obra grande ocupa stock en el almacén. Si nada marca ese stock como apartado, el mostrador vende los mismos sacos a otra persona. Cuando el pedido reserva lo que necesita, el mostrador solo puede vender el stock que está libre.

El segundo es la entrega parcial. Una obra rara vez se lleva todo de una vez: dos palés hoy y el resto cuando se hormigone la siguiente losa. Cada nota de entrega toma del mismo pedido lo que sale del almacén ese día, y el pedido guarda lo que queda por entregar. La factura puede salir después de una entrega o de varias, al final de la semana o del mes, así que nada se factura dos veces y nada se olvida.

El tercero es la devolución. Los sacos que no se usaron vuelven de la obra, y a veces un palé que nunca se abrió. Una devolución se registra con una nota de crédito que devuelve la mercancía al stock en la misma unidad base, así que la cuenta de sacos sigue siendo exacta y la cuenta del cliente muestra la nota de crédito al momento.

Del presupuesto al cobro

El documento lleva lo que el almacén necesita para entregar. El presupuesto, el pedido, la nota de entrega y la factura llevan el nombre de la obra, así que el contratista ve a qué obra fue cada entrega. La nota de entrega indica también el vehículo y el conductor. El presupuesto recoge las condiciones habituales de la actividad: cuánto tiempo valen los precios, que la entrega en obra se hace con cita previa, que la descarga corre por cuenta del cliente y que la mercancía sigue siendo propiedad del almacén hasta que se paga.

En esta actividad, los precios siguen al cemento y al acero. El almacén ajusta una familia entera con un porcentaje en un solo paso, redondea el resultado y guarda una sola vez. La nueva hoja de precios llega a los clientes en PDF o en Excel. Los contratistas con un descuento acordado lo conservan gracias a su propia lista de precios, así que el cambio del precio base les llega correctamente.

Es habitual tener dos almacenes: la tienda y el patio. El stock se cuenta en cada uno, y un traspaso lleva palés del patio a la tienda cuando se vacían los estantes. Los productos por debajo de su mínimo aparecen en la lista de reposición, agrupados en un borrador de orden de compra por proveedor.

El dinero entra tal como se paga en el sector: efectivo, transferencia, cheque o pagaré, cada uno aplicado a una factura. Los límites de crédito tienen en cuenta los cheques que aún no se han cobrado, y la antigüedad de saldos muestra qué contratista va con retraso.

Un solo stock, del mostrador al recuento

En el mostrador, el mismo producto responde a más de un código de barras. El código del saco vende un saco, y el código del palé vende un palé entero, los dos del mismo stock. Un cajero que escanea la etiqueta del palé no tiene que recordar que un palé son 40 sacos.

En un almacén de materiales conviven el pago al contado en el mostrador y la venta a crédito. Un albañil paga tres sacos en efectivo y se va con su ticket. Un contratista se lleva diez palés a crédito y paga a fin de mes. Los dos salen del mismo stock. Antes de que salga el siguiente pedido, el almacén ve para cada contratista lo que debe, desde cuándo y qué cheques aún no se han cobrado.

El recuento de inventario sigue valiendo la pena, y ahora confirma lo que el almacén espera. Se cuenta cada almacén en la unidad base, se ve la diferencia producto por producto y se registra una sola vez. Cuente más a menudo los productos que se mueven rápido y dos veces al año los que se mueven despacio, y el trabajo será poco.

sahmrev Commerce funciona así en los almacenes de materiales. La página Materiales de construcción muestra el stock por almacén y una entrega en obra, la página de Commerce detalla lo que incluye el producto, y la demo en línea es un almacén de materiales que usted puede abrir y modificar.