Vendre des matériaux de construction à la palette, au sac et à la tonne depuis un seul stock

Une entreprise commande du ciment à la palette. Un maçon passe et prend trois sacs. Le sable part à la tonne, les briques à la palette ou à la centaine, le carrelage au mètre carré. Un négoce de matériaux vend le même produit de plusieurs façons dans la même journée. Si la vente à la palette, au sac et à la tonne est suivie en comptes séparés, le stock n’est jamais juste. Le compte des palettes dit une chose, celui des sacs une autre, et le dépôt n’apprend la vérité qu’à l’inventaire.

Tenez un seul stock par produit, compté dans une seule unité de base, et définissez les autres unités comme des colis de celle-ci. Le ciment se compte en sacs de 50 kg, et une palette fait 40 sacs. Les briques se comptent à l’unité, et une palette en contient 200. Le sable se compte à la tonne, et le fer à béton à la barre de 12 m. Une fois ces unités réglées, chaque document peut employer l’unité à laquelle pense le client, et le stock bouge dans l’unité de base, en dessous.

Un matin, la commande d’une entreprise part avec deux palettes de ciment et cinq sacs en plus. Le bon de livraison indique deux palettes et cinq sacs, comme l’entreprise a commandé. Le stock de ciment baisse de 85 sacs, puisque deux palettes font 80 sacs. Une heure plus tard, un maçon achète trois sacs au comptoir, et le même stock baisse encore de trois. Personne ne convertit rien à la main, et le compte de fin de mois tombe juste.

Les erreurs naissent à trois moments

Dans ce métier, la plupart des erreurs naissent à l’un de ces moments, et chacune a une solution simple. Le premier est la réservation. Une commande confirmée pour un gros chantier mobilise du stock au dépôt. Si rien ne marque ce stock comme pris, le comptoir vend les mêmes sacs à quelqu’un d’autre. Quand la commande réserve ce dont elle a besoin, le comptoir ne peut vendre que le stock libre.

Le deuxième est la livraison partielle. Un chantier prend rarement tout d’un coup : deux palettes aujourd’hui, le reste au prochain coulage de dalle. Chaque bon de livraison prend ce qui quitte le dépôt ce jour-là sur la même commande, et la commande garde ce qui reste à livrer. La facture peut ensuite venir d’une livraison ou de plusieurs, en fin de semaine ou de mois : rien n’est facturé deux fois et rien n’est oublié.

Le troisième est le retour. Des sacs non utilisés reviennent du chantier, parfois une palette jamais ouverte. Un retour s’enregistre par un avoir qui remet la marchandise en stock dans la même unité de base : le compte des sacs reste juste et le compte du client montre l’avoir tout de suite.

Du devis au paiement

Le document porte ce dont le dépôt a besoin pour livrer. Le devis, la commande, le bon de livraison et la facture portent le nom du chantier : l’entreprise voit sur quel chantier chaque livraison est allée. Le bon de livraison indique aussi le véhicule et le chauffeur. Le devis reprend les conditions du métier : la durée de validité des prix, la livraison sur chantier sur rendez-vous, le déchargement à la charge du client, et la réserve de propriété jusqu’au paiement complet.

Dans ce métier, les prix suivent le ciment et l’acier. Le négoce déplace toute une famille d’un pourcentage en une fois, arrondit le résultat et enregistre une seule fois. La nouvelle grille part aux clients en PDF ou Excel. Les entreprises qui ont une remise convenue la gardent grâce à leur propre tarif : la hausse du prix de base leur arrive correctement.

Deux dépôts sont courants : le magasin et le parc. Le stock se compte dans chacun, et un transfert fait passer des palettes du parc au magasin quand les rayons se vident. Les produits sous leur minimum apparaissent dans la liste de réassort, regroupés en une commande brouillon par fournisseur.

L’argent arrive comme le métier paie : espèces, virement, chèque ou effet, chacun imputé sur une facture. Les plafonds de crédit comptent les chèques pas encore encaissés, et la balance âgée montre quelle entreprise est en retard.

Un seul stock du comptoir à l’inventaire

Au comptoir, le même produit répond à plusieurs codes-barres. Le code du sac vend un sac, et celui de la palette vend une palette entière, tous deux sur le même stock. Le caissier qui scanne l’étiquette de la palette n’a pas à se souvenir qu’une palette fait 40 sacs.

Au dépôt, le comptant au comptoir et le crédit en compte vivent côte à côte. Un maçon paie trois sacs en espèces et repart avec son ticket. Un entrepreneur prend dix palettes en compte et paie en fin de mois. Les deux sortent du même stock. Avant que la commande suivante parte, le dépôt voit pour chaque entrepreneur ce qui est dû, depuis quand et quels chèques ne sont pas encore encaissés.

L’inventaire garde son utilité, et il confirme désormais ce que le dépôt attend. Chaque entrepôt se compte dans l’unité de base, l’écart apparaît produit par produit et s’enregistre une fois. Comptez plus souvent les produits qui tournent vite, et deux fois par an ceux qui tournent lentement : le travail reste léger.

sahmrev Commerce fonctionne ainsi pour les négoces de matériaux de construction. La page Négoce de matériaux montre le stock par dépôt et une livraison sur chantier, la page Commerce détaille ce que comprend le produit, et la démo en ligne est un négociant en matériaux que vous pouvez ouvrir et modifier.