Uma venda do orçamento ao pagamento, sem escrever nada duas vezes

Acompanhe uma venda dentro de uma empresa comercial, do orçamento à fatura, e conte quantas vezes é escrita. O orçamento é redigido num lugar. Quando o cliente aceita, a encomenda é escrita de novo. O armazém faz uma guia de remessa a partir da encomenda, muitas vezes à mão. Depois o escritório escreve a fatura a partir da guia de remessa. Cada cópia é uma ocasião para mudar um preço, esquecer um desconto ou faturar o que não foi entregue.

Cada cópia afasta-se um pouco da anterior. Um desconto combinado no orçamento falta na fatura. Uma linha escrita à mão na guia de remessa para dois sacos devolvidos nunca chega ao escritório. Um orçamento válido por quinze dias é faturado pela tabela de preços do dia. Cada deslize é pequeno. Juntos, explicam porque é que o fim do mês leva dias e porque é que os clientes contestam faturas. Ninguém tem culpa. Os deslizes vêm de escrever a mesma venda quatro vezes.

Cada documento feito a partir do anterior

Cada documento pode nascer do anterior, e só se mexe no que muda. Imagine um empreiteiro que pede quatro paletes de tijolo vermelho, sessenta sacos de cimento, trinta varões de aço e uma entrega na obra. O empreiteiro tem a sua própria tabela de preços, com um preço fixo por tijolo a partir de mil tijolos, 8 % de desconto no cimento a partir de quarenta sacos e 5 % no varão. O cliente está associado a essa tabela, por isso o orçamento vai buscar esses preços sozinho.

O comprador do empreiteiro abre o orçamento por um link, lê-o e aceita-o ao escrever o seu nome. O orçamento passa então a ser uma encomenda num só passo, e o stock de que precisa fica reservado, assim os mesmos tijolos não podem ser prometidos a outra pessoa.

No dia da entrega, só saem três das quatro paletes. A guia de remessa é feita a partir da encomenda com as três paletes, e a quarta fica pendente na encomenda, visível e à espera. Ninguém tem de se lembrar dela. A fatura é depois feita a partir da guia de remessa, por isso cobra exatamente o que saiu do armazém.

A fatura e o que a corrige

A mesma cadeia mantém-se quando a mercadoria volta. Uma devolução é registada sobre a entrega de onde veio, e a nota de crédito remete para a fatura que corrige. O stock volta a subir e o saldo do cliente desce num só passo, sem escrever nada duas vezes.

A fatura do empreiteiro tem quatro linhas: três paletes de tijolo ao preço do empreiteiro, sessenta sacos de cimento com o desconto de 8 %, trinta varões com o desconto de 5 % e a entrega. Antes de impostos, dá 870,00 + 540,96 + 319,20 + 120,00 = 1 850,16. Os descontos vêm diretamente do orçamento, e ninguém os volta a escrever.

Depois de emitida, a fatura nunca é alterada. Tem o seu número pela ordem das datas e uma impressão digital que a liga à anterior. Se algo estava errado, uma nota de crédito corrige-a e remete para ela, e assim o histórico continua legível para o cliente e para o contabilista.

A cadeia continua a servir depois da fatura

Para o cliente, a cadeia significa documentos que batem certo entre si. As quantidades da fatura são as da guia de remessa que a obra recebeu, e os preços são os do orçamento que o comprador aceitou. Documentos que batem certo são pagos com menos perguntas, e o contabilista do cliente consegue conciliá-los sem telefonar para o armazém.

Uma cadeia também responde às perguntas que surgem mais tarde. Quando um empreiteiro liga por causa de uma fatura, o escritório abre-a e percorre a cadeia para trás: a guia de remessa que saiu do armazém, a encomenda de onde veio e o orçamento que o empreiteiro aceitou, com o nome escrito e a data. A resposta inteira está no ecrã.

O dinheiro segue a mesma cadeia. O empreiteiro tinha pago um sinal na confirmação da encomenda, e esse sinal é imputado à fatura automaticamente. O resto chega em duas partes, um cheque e uma letra de câmbio com vencimento posterior, cada uma lançada contra a fatura. O saldo do cliente atualiza-se sozinho, e o limite de crédito conta o cheque até o banco o compensar. Se esta encomenda tivesse levado o empreiteiro acima do seu limite de crédito, teria parado antes da confirmação, a menos que alguém com acesso para isso a autorizasse.

O contabilista lê a mesma cadeia pela outra ponta. Cada fatura tem a sua entrega por trás e os seus pagamentos à frente, por isso um saldo que parece errado pode ser seguido linha a linha. Onde as faturas também têm de ir para uma plataforma fiscal, os dados legais do cliente acompanham a venda desde o orçamento, por isso a fatura não é o primeiro lugar onde são introduzidos.

Teste o software numa venda

Ao avaliar um software para isto, peça para seguir uma venda na demo, do orçamento ao pagamento, e veja se algo é escrito duas vezes. Pergunte o que acontece quando só parte de uma encomenda é entregue, quando a mercadoria volta e quando uma fatura está errada. As respostas mostram se os documentos formam uma só cadeia ou quatro formulários separados que só se parecem.

A equipa mantém a sua forma de trabalhar e deixa de fazer cópias. É assim que o sahmrev Commerce funciona para empresas comerciais, lojas de materiais de construção e grossistas. A página Materiais de construção mostra uma entrega na obra, a página Commerce mostra os documentos em tamanho real, e a demo online tem esta mesma venda, do orçamento aos pagamentos.