Una vendita dal preventivo all’incasso, senza scrivere nulla due volte

Segua una vendita dentro un’azienda commerciale senza software dal preventivo alla fattura e conti quante volte viene scritta. Il preventivo si scrive in un posto. Quando il cliente accetta, l’ordine si scrive di nuovo. Il magazzino prepara un DDT (documento di trasporto) partendo dall’ordine, spesso a mano. Poi l’ufficio batte la fattura partendo dal DDT. Ogni copia è un’occasione per cambiare un prezzo, dimenticare uno sconto o fatturare ciò che non è stato consegnato.

Ogni copia si allontana un po’ dalla precedente. Uno sconto concordato sul preventivo manca in fattura. Una riga scritta a mano sul DDT per due sacchi resi non arriva mai in ufficio. Un preventivo valido quindici giorni viene fatturato con il listino del giorno. Ogni svista è piccola. Insieme spiegano perché la fine del mese richiede giorni e perché i clienti contestano le fatture. Nessuno ne ha colpa. Le sviste nascono dalla stessa vendita scritta quattro volte.

Ogni documento nasce dal precedente

Ogni documento può nascere dal precedente, e si tocca solo ciò che cambia. Prendiamo un’impresa edile che chiede quattro bancali di mattoni rossi, sessanta sacchi di cemento, trenta barre di tondino e una consegna in cantiere. L’impresa ha un listino prezzi proprio, con un prezzo fisso al mattone da mille mattoni in su, l’8% di sconto sul cemento da quaranta sacchi e il 5% sul tondino. Il cliente è collegato a quel listino, quindi il preventivo riprende quei prezzi da solo.

Il responsabile acquisti dell’impresa apre il preventivo da un link, lo legge e lo accetta scrivendo il suo nome. Il preventivo diventa poi un ordine in un solo passaggio, e le giacenze che servono vengono riservate, così gli stessi mattoni non si possono promettere a qualcun altro.

Il giorno della consegna partono solo tre bancali su quattro. Il DDT nasce dall’ordine con i tre bancali, e il quarto resta sull’ordine, visibile e in attesa. Nessuno deve ricordarselo. La fattura nasce poi dal DDT, così fattura esattamente ciò che è uscito dal deposito.

La fattura e ciò che la corregge

La stessa catena regge quando la merce torna indietro. Un reso si registra sulla consegna da cui proviene, e la nota di credito rimanda alla fattura che corregge. Le giacenze risalgono e il saldo del cliente scende in un solo passaggio, senza scrivere nulla due volte.

La fattura dell’impresa ha quattro righe: tre bancali di mattoni al prezzo dell’impresa, sessanta sacchi di cemento con lo sconto dell’8%, trenta barre con lo sconto del 5% e la consegna. L’imponibile è 870,00 + 540,96 + 319,20 + 120,00 = 1.850,16. Gli sconti arrivano direttamente dal preventivo, e nessuno li scrive di nuovo.

Una volta emessa, la fattura non si modifica mai. Ha il suo numero in ordine di data e un’impronta che la collega alla precedente. Se qualcosa era sbagliato, una nota di credito la corregge e vi fa riferimento, così la storia resta leggibile per il cliente e per il commercialista.

La catena lavora anche dopo la fattura

Per il cliente, la catena significa documenti che concordano tra loro. Le quantità in fattura sono quelle del DDT ricevuto in cantiere, e i prezzi sono quelli del preventivo accettato dal responsabile acquisti. Documenti che concordano si pagano con meno domande, e il commercialista del cliente può riscontrarli senza telefonare al deposito.

Una catena risponde anche alle domande che arrivano dopo. Quando un’impresa chiama per una fattura, l’ufficio la apre e risale la catena: il DDT uscito dal deposito, l’ordine da cui proviene e il preventivo accettato dall’impresa, con il nome scritto e la data. Tutta la risposta è sullo schermo.

Il denaro segue la stessa catena. L’impresa aveva versato un acconto alla conferma dell’ordine, e l’acconto viene scalato dalla fattura da solo. Il resto arriva in due parti, un assegno e una cambiale con scadenza più avanti, ciascuna abbinata alla fattura. Il saldo del cliente si aggiorna da solo, e il fido tiene conto dell’assegno finché la banca non l’ha incassato. Se quest’ordine avesse portato l’impresa oltre il suo fido, si sarebbe fermato prima della conferma, a meno che una persona autorizzata non lo avesse consentito.

Il commercialista legge la stessa catena dall’altro capo. Ogni fattura ha dietro di sé la sua consegna e di fronte i suoi pagamenti, così un saldo che sembra sbagliato si ricostruisce riga per riga. Dove le fatture devono anche andare a una piattaforma fiscale, i dati legali del cliente accompagnano la vendita fin dal preventivo, quindi la fattura non è il primo posto in cui vengono scritti.

Provi il gestionale su una vendita

Quando valuta un gestionale per questo, chieda di seguire nella demo una vendita dal preventivo al pagamento, e guardi se qualcosa viene scritto due volte. Chieda che cosa succede quando un ordine viene consegnato solo in parte, quando la merce torna indietro e quando una fattura è sbagliata. Le risposte mostrano se i documenti formano una sola catena o quattro moduli separati che si somigliano soltanto.

La squadra mantiene il suo modo di lavorare e smette di fare copie. È così che sahmrev Commerce lavora per aziende commerciali, rivendite di materiali edili e grossisti. La pagina Materiali edili mostra una consegna in cantiere, la pagina Commerce mostra i documenti a grandezza reale, e la demo online contiene proprio questa vendita, dal preventivo ai pagamenti.