عملية بيع واحدة من عرض السعر إلى دخول المال، دون كتابة شيء مرتين

تابعوا عملية بيع واحدة في شركة تجارية لا تعمل ببرنامج من عرض السعر إلى الفاتورة، وعدّوا كم مرة تُكتب. يُكتب عرض السعر في مكان. وحين يوافق العميل تُكتب الطلبية من جديد. ويكتب المخزن وصل التسليم من الطلبية، وكثيراً ما يكون ذلك باليد. ثم يكتب المكتب الفاتورة من وصل التسليم. وكل نسخة فرصة لتغيير سعر، أو نسيان تخفيض، أو فوترة ما لم يُسلَّم.

وكل نسخة تبتعد قليلاً عن التي قبلها. فالتخفيض المتفق عليه في عرض السعر يغيب عن الفاتورة. والسطر الذي يُكتب يدوياً على وصل التسليم لكيسين مُرجعين لا يصل أبداً إلى المكتب. وعرض السعر الصالح خمسة عشر يوماً يُفوتَر بقائمة أسعار اليوم. وكل انحراف صغير، لكنها مجتمعة تفسّر لماذا يستغرق آخر الشهر أياماً، ولماذا يعترض العملاء على الفواتير. ولا ذنب فيها لأحد، فهي تأتي من كتابة البيع نفسه أربع مرات.

كل وثيقة تُنشأ من التي قبلها

ويمكن أن تُنشأ كل وثيقة من التي قبلها، فلا يُمس إلا ما يتغير. خذوا شركة مقاولات تطلب أربع منصات من الآجر الأحمر، وستين كيساً من الإسمنت، وثلاثين قضيباً من حديد التسليح، مع التوصيل إلى موقع البناء. ولهذه الشركة قائمة أسعار خاصة بها، فيها سعر ثابت للآجرة ابتداءً من ألف آجرة، وتخفيض 8 % على الإسمنت ابتداءً من أربعين كيساً، و5 % على الحديد. والعميل مرتبط بتلك القائمة، فيأخذ عرض السعر هذه الأسعار تلقائياً.

يفتح مشتري الشركة عرض السعر من رابط، ويقرؤه ويقبله بكتابة اسمه. ثم يتحول العرض إلى طلبية بخطوة واحدة، ويُحجز المخزون الذي تحتاجه، فلا يمكن وعد شخص آخر بالآجر نفسه.

ويوم التسليم لا تخرج إلا ثلاث منصات من الأربع. فيُنشأ وصل التسليم من الطلبية بالمنصات الثلاث، وتبقى الرابعة في الطلبية ظاهرة ومنتظرة، ولا يحتاج أحد إلى تذكرها. ثم تُنشأ الفاتورة من وصل التسليم، فتحتسب بالضبط ما خرج من الساحة.

الفاتورة وما يصححها

وتصمد سلسلة الوثائق نفسها حين تعود البضاعة. فيُسجَّل الإرجاع على التسليم الذي جاء منه، وتشير الفاتورة التصحيحية إلى الفاتورة التي تصححها. فيرتفع المخزون وينخفض رصيد العميل في خطوة واحدة، دون كتابة أي شيء مرتين.

وفي فاتورة الشركة أربعة أسطر: ثلاث منصات من الآجر بسعر الشركة، وستون كيساً من الإسمنت بتخفيض 8 %، وثلاثون قضيباً بتخفيض 5 %، والتوصيل. ومجموعها قبل الضريبة 870.00 + 540.96 + 319.20 + 120.00 = 1850.16، والتخفيضات منقولة من عرض السعر دون إعادة كتابتها.

وبعد إصدار الفاتورة لا تُعدَّل أبداً. فلها رقمها بترتيب التواريخ، وبصمة تربطها بالفاتورة التي قبلها. وإذا كان فيها خطأ، صحّحتها فاتورة تصحيحية تشير إليها، فيبقى السجل واضحاً للعميل وللمحاسب.

السلسلة تخدمكم بعد الفاتورة أيضاً

وبالنسبة إلى العميل، تعني السلسلة وثائق متوافقة فيما بينها. فالكميات في الفاتورة هي الكميات في وصل التسليم الذي استلمه الموقع، والأسعار هي أسعار عرض السعر الذي قبله المشتري. والوثائق المتوافقة تُدفع بأسئلة أقل، ويستطيع محاسب العميل مطابقتها دون الاتصال بالمستودع.

والسلسلة تجيب أيضاً عن الأسئلة التي تأتي لاحقاً. فحين يتصل مقاول بشأن فاتورة، يفتحها المكتب ويتتبعها إلى الوراء: وصل التسليم الذي خرج من المستودع، والطلبية التي جاء منها، وعرض السعر الذي قبله المقاول بالاسم الذي كتبه والتاريخ. والجواب كله على الشاشة.

والمال يتبع السلسلة نفسها. فقد دفعت الشركة عربوناً عند تأكيد الطلبية، فيسدد الفاتورة تلقائياً. ويصل الباقي على دفعتين، شيك وكمبيالة تستحق لاحقاً، وكل منهما مخصص للفاتورة. ويُحدَّث رصيد العميل وحده، ويحتسب حد الائتمان الشيك ما دام البنك لم يحصّله. ولو جعلت هذه الطلبية الشركةَ تتجاوز حد ائتمانها، لتوقفت قبل التأكيد، إلا إذا أذن بها من له هذه الصلاحية.

ويقرأ المحاسب السلسلة نفسها من طرفها الآخر. فلكل فاتورة تسليمها خلفها ودفعاتها مقابلها، فيمكن تتبع رصيد يبدو خاطئاً سطراً سطراً. وحيث يجب أن تُرسل الفواتير أيضاً إلى منصة ضريبية، تكون البيانات القانونية للعميل قد رافقت البيع منذ عرض السعر، فلا تكون الفاتورة أول مكان تُكتب فيه.

جرّبوا البرنامج على عملية بيع واحدة

وحين تبحثون عن برنامج لذلك، اطلبوا أن تتتبعوا بيعاً واحداً في النسخة التجريبية من عرض السعر إلى الدفع، وانظروا هل يُكتب شيء مرتين. واسألوا ماذا يحدث حين لا تُسلَّم الطلبية إلا جزئياً، وحين تعود البضاعة، وحين تكون الفاتورة خاطئة. فالأجوبة تبيّن هل الوثائق سلسلة واحدة أم أربع استمارات منفصلة متشابهة في الشكل فقط.

ويحتفظ الفريق بطريقة عمله، ويتوقف عن نسخ الوثائق. هكذا يعمل sahmrev Commerce لشركات التجارة ومستودعات مواد البناء وتجار الجملة. وتعرض صفحة تجار مواد البناء التسليم إلى الموقع، وتعرض صفحة Commerce الوثائق بحجمها الحقيقي، وفي النسخة التجريبية هذا البيع نفسه من عرض السعر إلى الدفعات.