Una venta del presupuesto al cobro, sin escribir nada dos veces

Siga una venta dentro de una empresa comercial sin software de presupuestos y facturas y cuente cuántas veces se escribe. El presupuesto se redacta en un sitio. Cuando el cliente acepta, el pedido se vuelve a escribir. El almacén hace una nota de entrega a partir del pedido, a menudo a mano. Después la oficina escribe la factura a partir de la nota de entrega. Cada copia es una ocasión de cambiar un precio, olvidar un descuento o facturar lo que no se entregó.

Cada copia se aleja un poco de la anterior. Un descuento acordado en el presupuesto falta en la factura. Una línea escrita a mano en la nota de entrega por dos sacos devueltos nunca llega a la oficina. Un presupuesto válido quince días se factura con la lista de precios del día. Cada fallo es pequeño. Juntos explican por qué cerrar el mes lleva días y por qué los clientes discuten facturas. Nadie tiene la culpa. Los fallos vienen de escribir la misma venta cuatro veces.

Cada documento hecho a partir del anterior

Cada documento puede hacerse a partir del anterior, tocando solo lo que cambia. Tomemos un contratista que pide cuatro palés de ladrillos rojos, sesenta sacos de cemento, treinta barras de acero corrugado y una entrega en obra. El contratista tiene su propia lista de precios, con un precio fijo por ladrillo a partir de mil ladrillos, un 8 % de descuento en el cemento a partir de cuarenta sacos y un 5 % en las barras. El cliente está asociado a esa lista, así que el presupuesto toma esos precios por sí solo.

El comprador del contratista abre el presupuesto desde un enlace, lo lee y lo acepta escribiendo su nombre. Después el presupuesto se convierte en pedido en un solo paso, y el stock que necesita queda reservado, así que los mismos ladrillos no se le pueden prometer a otro cliente.

El día de la entrega solo salen tres de los cuatro palés. La nota de entrega se hace a partir del pedido con los tres palés, y el cuarto queda pendiente en el pedido, a la vista y a la espera. Nadie tiene que acordarse. Después la factura se hace a partir de la nota de entrega, así que factura exactamente lo que salió del almacén.

La factura y lo que la corrige

La misma cadena se mantiene cuando la mercancía vuelve. Una devolución se registra sobre la entrega de la que viene, y la nota de crédito remite a la factura que corrige. El stock sube y el saldo del cliente baja en un solo paso, sin escribir nada dos veces.

La factura del contratista tiene cuatro líneas: tres palés de ladrillos al precio del contratista, sesenta sacos de cemento con el 8 % de descuento, treinta barras con el 5 % de descuento y la entrega. Antes de impuestos suma 870,00 + 540,96 + 319,20 + 120,00 = 1850,16. Los descuentos vienen directamente del presupuesto, y nadie los vuelve a escribir.

Una vez emitida, la factura nunca se modifica. Tiene su número en orden de fecha y una huella que la enlaza con la anterior. Si algo estaba mal, una nota de crédito la corrige y remite a ella, así que el historial sigue siendo legible para el cliente y para el contable.

La cadena sigue sirviendo después de la factura

Para el cliente, la cadena significa que los documentos coinciden entre sí. Las cantidades de la factura son las de la nota de entrega que recibió la obra, y los precios son los del presupuesto que aceptó el comprador. Los documentos que coinciden se pagan con menos preguntas, y el contable del cliente puede cuadrarlos sin llamar al almacén.

Una cadena también responde a las preguntas que llegan después. Cuando un contratista llama por una factura, la oficina la abre y sigue la cadena hacia atrás: la nota de entrega que salió del almacén, el pedido del que viene y el presupuesto que aceptó el contratista, con el nombre escrito y la fecha. Toda la respuesta está en la pantalla.

El dinero sigue la misma cadena. El contratista había pagado un anticipo al confirmar el pedido, y ese anticipo se aplica a la factura por sí solo. El resto llega en dos partes, un cheque y una letra de cambio con vencimiento posterior, y cada una se aplica a la factura. El saldo del cliente se actualiza solo, y el límite de crédito cuenta el cheque hasta que el banco lo ha cobrado. Si este pedido hubiera llevado al contratista por encima de su límite de crédito, se habría detenido antes de la confirmación, salvo que lo autorizara alguien con permiso para hacerlo.

El contable lee la misma cadena desde el otro extremo. Cada factura tiene detrás su entrega y frente a ella sus pagos, así que un saldo que parece incorrecto se puede rastrear línea por línea. Donde las facturas también tienen que ir a una plataforma fiscal, los datos legales del cliente acompañan a la venta desde el presupuesto, así que la factura no es el primer lugar donde se escriben.

Pruebe el software con una venta

Cuando evalúe un software para esto, pida seguir una venta en la demo desde el presupuesto hasta el pago, y fíjese en si algo se escribe dos veces. Pregunte qué pasa cuando solo se entrega una parte de un pedido, cuando la mercancía vuelve y cuando una factura está mal. Las respuestas muestran si los documentos forman una sola cadena o cuatro formularios separados que solo se parecen.

El equipo conserva su forma de trabajar y deja de hacer copias. Así funciona sahmrev Commerce para empresas comerciales, almacenes de materiales y mayoristas. La página Materiales de construcción muestra una entrega en obra, la página de Commerce muestra los documentos a tamaño real, y la demo en línea contiene esta misma venta, del presupuesto a los pagos.