A fatura eletrónica para um distribuidor na rota

A fatura de um distribuidor é feita num telemóvel, ao balcão de uma loja. O motorista que a faz ainda tem mais oito paragens antes do meio-dia. Marrocos pede agora às suas empresas, etapa a etapa, que passem as faturas para o formato eletrónico. Um distribuidor que olha para o software de venda em rota e fatura eletrónica em Marrocos quer saber se a carrinha continua a trabalhar como hoje e o que tem de mudar na rota. O calendário e as regras técnicas cabem à administração fiscal, por isso as datas que se aplicam à sua empresa consultam-se nos avisos dela ou com o seu contabilista.

A fatura em si não muda. Uma venda numa paragem é uma fatura real da empresa, na sua própria série de numeração, com os mesmos impostos, as mesmas menções legais e as mesmas regras de uma fatura feita no escritório. Ninguém a volta a escrever mais tarde a partir de um talão separado da carrinha. Isso conta para a fatura eletrónica, porque a plataforma fiscal lê um ficheiro estruturado construído a partir da fatura. Uma fatura escrita duas vezes pode sair diferente duas vezes.

A ficha de cada ponto de venda guarda os dados do cliente

Uma fatura eletrónica emitida para uma empresa traz também os identificadores do comprador, em Marrocos o ICE de 15 dígitos. Numa rota de oitenta lojas, são oitenta números ICE a ter registados e bem escritos. Na paragem, o dono da loja está ocupado e a carrinha está a bloquear a rua. A melhor altura para os recolher é no escritório, antes da rota, na ficha de cada ponto de venda.

As lacunas aparecem com os pontos de venda novos. Um motorista que encontra uma loja nova na estrada acrescenta-a pelo telemóvel com o nome, o número de telefone, uma foto e a posição onde a carrinha está parada. Isso chega para vender e para voltar a encontrar a loja na semana seguinte. Uma fatura eletrónica precisa de mais. O escritório deve completar a ficha com os dados legais antes da primeira fatura a crédito dessa loja, ou decidir com o seu contabilista como essas primeiras vendas são faturadas. Defina como regra que uma loja nova compra a pronto até a sua ficha estar completa.

As vendas sem rede chegam na mesma ao fecho do dia

Muitas paragens ficam em caves, mercados e aldeias onde a rede vai e vem. Numa carrinha que trabalha sem rede, uma fatura feita sem sinal fica guardada no telemóvel com a hora e o local da venda, e espera ali. Quando o sinal volta, o que está em espera é enviado pela ordem em que foi feito, e uma venda enviada duas vezes conta uma só vez. O telemóvel não gera o ficheiro estruturado nem a cópia de arquivo. Os dois são gerados a partir da fatura depois de ela chegar aos registos da empresa.

As devoluções seguem o mesmo caminho. Uma loja devolve uma grade danificada ou um produto fora de validade. O motorista regista a devolução com um motivo e uma foto, e ela passa a ser uma nota de crédito que remete para a fatura que corrige. Para a plataforma fiscal, uma nota de crédito também é um documento próprio, por isso uma devolução na rota nunca deve ser resolvida com uma alteração discreta da fatura seguinte.

A venda a pronto e a venda a crédito deixam a fatura como está. Mudam o que o escritório confere à noite. O fecho do dia compara o stock da carrinha e o dinheiro do motorista com as vendas e as cobranças do dia. As faturas a crédito ficam em aberto na conta do cliente até serem pagas. Quando cada venda foi uma fatura real desde o início, o fecho do dia e a fatura eletrónica batem certo.

O escritório trata as recusas e prepara-se já

Num modelo de validação prévia, a plataforma fiscal pode recusar uma fatura e devolvê-la com uma mensagem. Na rota, um motorista não consegue corrigir um identificador em falta a partir do balcão de uma loja. O escritório trata da recusa. Lê a mensagem da plataforma na fatura, corrige o que está errado e volta a enviá-la. É mais uma razão para completar as fichas dos pontos de venda antes da rota.

A fatura eletrónica para um distribuidor pode ser preparada já, seja qual for a data. Complete os dados legais de cada cliente empresarial da rota, a começar pelos que compram a crédito. Verifique se os seus próprios identificadores estão escritos da mesma forma em todos os documentos. Pergunte ao seu contabilista que clientes contam como empresas para a fatura eletrónica, e registe isso nas fichas deles. Confirme que cada produto tem a taxa de imposto correta, porque uma carrinha vende depressa e ninguém corrige uma taxa na paragem. Use uma série de numeração para as faturas e outra para as notas de crédito, seja onde for que sejam feitas.

No sahmrev, a carrinha vende dentro do mesmo sistema que o stock, o dinheiro e as faturas, por isso uma venda numa paragem é uma fatura da empresa desde o primeiro momento. A fatura eletrónica é uma opção de cada empresa: as faturas são geradas como ficheiros estruturados no formato UBL 2.1 com uma cópia arquivada, e a ligação à plataforma fiscal marroquina está construída e aguarda a abertura do seu acesso. O sahmrev Distribution está em versão preliminar: já funciona, mas ainda não está aberto a novos clientes.

A página Distribution descreve a carrinha, a rota e o fecho do dia, e pede-lhe que nos conte como são as suas rotas. A página Distribuição alimentar por grosso mostra como os lotes e as datas de validade acompanham a mercadoria, o que importa assim que uma carrinha leva alimentos, e cada um desses lotes acaba numa fatura.