La factura electrónica para un distribuidor en ruta

La factura de un distribuidor se hace en un teléfono, en el mostrador de una tienda. El repartidor que la hace tiene todavía ocho paradas antes del mediodía. Marruecos pide ahora a sus empresas que pasen por etapas a la factura electrónica. Un distribuidor que estudia el software de venta en ruta y factura electrónica en Marruecos quiere saber si la camioneta sigue trabajando como hoy y qué tiene que cambiar en la ruta. El calendario y las reglas técnicas corresponden a la administración tributaria, así que las fechas que le afectan se consultan en sus avisos o con su contable.

La propia factura no cambia. Una venta en una parada es una factura real de la empresa, en su propia serie de numeración, con los mismos impuestos, las mismas menciones legales y las mismas reglas que una factura hecha en la oficina. Nadie la vuelve a escribir más tarde a partir de un ticket aparte de la camioneta. Esto importa para la factura electrónica, porque la plataforma fiscal lee un archivo estructurado construido a partir de la factura. Una factura escrita dos veces puede salir distinta dos veces.

La ficha de cada punto de venta lleva los datos del cliente

Una factura electrónica dirigida a una empresa lleva también los identificadores del comprador, en Marruecos el ICE de 15 cifras. En un recorrido de ochenta tiendas, son ochenta números ICE que hay que tener registrados y bien escritos. En la parada, el dueño de la tienda está ocupado y la camioneta corta la calle. El mejor momento para recogerlos es en la oficina, antes del recorrido, en la ficha de cada punto de venta.

Los huecos aparecen con los puntos de venta nuevos. Un repartidor que encuentra una tienda nueva por el camino la da de alta desde el teléfono con su nombre, su número de teléfono, una foto y la posición donde está la camioneta. Eso basta para vender y para encontrar la tienda la semana siguiente. Una factura electrónica necesita más. La oficina debería completar la ficha con los datos legales antes de la primera factura a crédito de esa tienda, o decidir con su contable cómo se facturan esas primeras ventas. Fije como regla que una tienda nueva compre al contado mientras su ficha no esté completa.

Sin señal, cada venta llega al cierre del día

Muchas paradas están en sótanos, mercados y pueblos donde la red va y viene. En una camioneta que trabaja sin conexión, una factura hecha sin señal se guarda en el teléfono con la hora y el lugar de la venta, y espera allí. Cuando vuelve la señal, lo que estaba en espera se envía en el orden en que se hizo, y una venta enviada dos veces cuenta una sola vez. El teléfono no genera el archivo estructurado ni la copia archivada. Los dos se generan a partir de la factura cuando esta ya ha llegado a los registros de la empresa.

Las devoluciones siguen el mismo camino. Una tienda devuelve una caja dañada o un producto caducado. El repartidor registra la devolución con un motivo y una foto, y la devolución se convierte en una nota de crédito que remite a la factura que corrige. Para la plataforma fiscal, la nota de crédito también es un documento propio, así que una devolución en ruta nunca debería arreglarse cambiando con disimulo la factura siguiente.

El efectivo y el crédito dejan la factura como está. Cambian lo que la oficina revisa por la noche. El cierre del día compara el stock de la camioneta y el efectivo del repartidor con las ventas y los cobros del día. Las facturas a crédito quedan abiertas en la cuenta del cliente hasta que se pagan. Cuando cada venta ha sido una factura real desde el principio, el cierre del día y la factura electrónica coinciden.

La oficina corrige los rechazos y se prepara ya

En un modelo de validación previa, la plataforma fiscal puede rechazar una factura y devolverla con un mensaje. En ruta, un repartidor no puede corregir desde el mostrador de una tienda un identificador que falta. El rechazo lo resuelve la oficina. Lee el mensaje de la plataforma en la factura, corrige lo que está mal y la vuelve a enviar. Es un motivo más para completar las fichas de los puntos de venta antes del recorrido.

La factura electrónica para un distribuidor se puede preparar desde ya, sea cual sea la fecha. Complete los datos legales de cada cliente profesional del recorrido, empezando por los que compran a crédito. Compruebe que sus propios identificadores están escritos igual en todos los documentos. Pregunte a su contable qué clientes cuentan como empresas para la factura electrónica, y anótelo en la ficha de cada uno. Asegúrese de que cada producto lleve el tipo de impuesto correcto, porque una camioneta vende rápido y nadie corrige un tipo de impuesto en la parada. Use una serie de numeración para las facturas y otra para las notas de crédito, se hagan donde se hagan.

En sahmrev, la camioneta vende dentro del mismo sistema que el stock, el dinero y las facturas, así que una venta en una parada es una factura de la empresa desde el primer momento. La facturación electrónica es una opción de cada empresa: las facturas se generan como archivos estructurados en formato UBL 2.1 con una copia archivada, y la conexión con la plataforma fiscal marroquí ya está hecha y espera a que se abra su acceso. sahmrev Distribution es una versión preliminar: ya funciona, pero todavía no está abierta a nuevos clientes.

La página de Distribution describe la camioneta, el recorrido y el cierre del día, y le invita a contarnos cómo son sus recorridos. La página Distribución mayorista de alimentos muestra cómo los lotes y las fechas de caducidad siguen a la mercancía, algo que importa en cuanto una camioneta lleva alimentos, y cada uno de esos lotes acaba en una factura.