Contar o stock sem fechar a loja: o inventário rotativo por família

Uma vez por ano, as portas fecham durante um dia ou um fim de semana, todos contam, e a loja reabre com números novos. Muitos comerciantes ainda contam o stock assim. O inventário rotativo faz o mesmo trabalho aos poucos: uma família de cada vez, segundo um calendário, enquanto a loja continua a vender. Funciona numa loja de materiais de construção, num grossista ou numa loja de retalho, e o sahmrev Commerce regista cada contagem.

O inventário anual falha por razões que pouco têm a ver com esforço. Pessoas cansadas contam milhares de linhas contra o relógio. Todos os erros do ano aparecem de uma vez, meses depois, quando ninguém se lembra se os sacos de cimento que faltam foram danificados, dados ou nunca entregues. Como o dia tem de terminar, aceitam-se diferenças grandes. E entre dois inventários o ecrã deixa de corresponder às prateleiras, e as reposições apoiam-se em números em que ninguém confia.

Conte uma família de cada vez

O inventário rotativo divide o catálogo em partes que se contam em menos de uma hora, e as partes naturais são as suas famílias: cimento, pavimentos e azulejos, tintas e aço, ou óleo, açúcar e água. Cada família tem a sua vez. Com doze famílias e um inventário por semana, cada uma é contada um pouco mais de quatro vezes por ano, já que 52 semanas divididas por 12 famílias dão 4,3 vezes para cada uma. Os produtos que saem mais depressa podem voltar mais vezes: uma família de alimentos contada a cada duas semanas é contada 26 vezes por ano. O calendário fica a seu cargo, numa agenda ou numa folha ao lado da porta.

No sahmrev Commerce, cada produto tem a sua família, e um inventário é um documento de um só armazém, comparado com o stock desse armazém. Na página Stock, toque em «Inventário», escolha o armazém e a data e acrescente o que contar. A observação pode indicar a família e a semana. Enquanto trabalha, o inventário fica em rascunho, e o stock não muda até o inventário ser validado. Os produtos seguidos por lote têm uma linha por lote, por isso um inventário de produtos alimentares diz que lote está na prateleira.

Conte no telemóvel durante as vendas

O ecrã de inventário funciona no navegador do telemóvel, por isso quem conta percorre o corredor com ele na mão. Um produto é acrescentado pela pesquisa do nome ou do SKU, com um leitor de código de barras de mão, que escreve o código e depois a tecla Enter, ou com a câmara do telemóvel no Chrome para Android. Ler de novo o mesmo produto soma um à sua linha. O código de barras de uma caixa traz a sua própria unidade, e a unidade pode ser mudada em cada linha, por isso as caixas fechadas são introduzidas como caixas e as unidades soltas como unidades. Ao validar, cada linha é convertida na unidade base.

Durante a contagem, o ecrã mostra apenas o que foi introduzido. A quantidade esperada e a diferença só aparecem depois de o inventário ser validado, por isso as pessoas contam o que está na prateleira sem um número à frente para igualar.

A loja continua a vender durante um inventário rotativo, por isso o momento da comparação conta. O Commerce compara a contagem com o stock no momento em que a valida. Esse stock já inclui um talão da caixa, uma guia de remessa ou uma receção de mercadoria de um fornecedor. Uma encomenda confirmada apenas reserva a mercadoria e deixa o número como está. Imagine que conta 40 sacos de cimento às 9h00, que um cliente leva 2 às 9h20 e que valida às 9h30. O stock diz então 38 e a sua contagem diz 40, e o inventário devolveria ao stock dois sacos que já saíram. Por isso, conte uma família a uma hora calma e valide antes da venda seguinte. Se entretanto entrar uma venda, conte essa prateleira outra vez.

Cada diferença tem um valor e um motivo

Depois da validação, cada linha mostra Contado, Esperado e Diferença, e cada diferença passa a ser um movimento de Inventário no stock, valorizado ao custo médio do produto. A demo tem um exemplo no armazém principal: açúcar branco 1 kg, 600 esperados e 588 contados, uma diferença de −12. A um custo médio de 0,98, esse inventário retira 11,76 ao valor do stock, um valor que quem tem o acesso Custos e margens vê na lista de movimentos. A água mineral do mesmo inventário correspondeu aos seus 720 e não mexeu em nada.

Validar um inventário exige o acesso Stock, que as funções Proprietário, Administrador, Responsável, Compras e Armazém têm por predefinição, e os acessos podem ser ajustados pessoa a pessoa. Pode deixar quem conta guardar o rascunho e deixar a validação para um responsável. Um inventário validado nunca muda. Se uma linha estava errada, conte a prateleira de novo e valide um ajuste de stock com o seu motivo, como Correção, Danificado, Perdido ou Encontrado.

Uma carrinha é um armazém próprio. No sahmrev Distribution, em versão preliminar, é contada duas vezes por dia. De manhã, a carga é contada na cais de carga: o telemóvel propõe a carga de ontem menos o que ainda está a bordo, e o que é contado é validado como uma transferência do armazém para a carrinha.

À noite, o fecho do dia lista cada produto que o stock da carrinha diz estar a bordo, e cada um tem de ser contado. Uma diferença exige um motivo: Danificado, Em falta, Sobra encontrada, Erro de contagem ou Outro. Se a carrinha devia ter 46 fardos de água, são contados 44 e a diferença é marcada como Danificado, o fecho valida um ajuste de 2 fardos com esse motivo e descarrega os 44, a não ser que fiquem na carrinha para o dia seguinte. O motorista e o escritório assinam os dois, o escritório confirma, e só um responsável pode reabrir um dia fechado, com um motivo que fica guardado.

O sahmrev Commerce é o produto base: vendas, compras, stock e dinheiro num só lugar, configurados para a sua atividade, e o inventário faz parte dele. Na demo online, entre como dono e abra Stock, depois Documentos: encontrará o inventário do açúcar já validado e um rascunho de inventário no Pátio Norte que pode validar pessoalmente. A demo é reiniciada todas as noites. O Distribution está em versão preliminar e não tem demo pública.