Contare le giacenze senza chiudere il negozio: l’inventario rotativo per categoria

Una volta l’anno le porte si chiudono per un giorno o un fine settimana, tutti contano, e il negozio riapre con cifre nuove. Molti commercianti contano ancora le giacenze così. L’inventario rotativo fa lo stesso lavoro a piccoli pezzi: una categoria alla volta, secondo un calendario, mentre il negozio continua a vendere. Funziona in una rivendita di materiali edili, in un ingrosso o in un negozio, e sahmrev Commerce registra ogni conteggio.

L’inventario annuale non funziona per ragioni che hanno poco a che fare con l’impegno. Persone stanche contano migliaia di righe contro il tempo. Tutti gli errori dell’anno emergono insieme, con mesi di ritardo, quando nessuno ricorda più se i sacchi di cemento mancanti si sono rotti, sono stati regalati o non sono mai stati consegnati. Siccome la giornata deve finire, si accettano differenze grandi. E tra un inventario e l’altro lo schermo si allontana dagli scaffali, così i riordini si basano su cifre di cui nessuno si fida.

Conti una categoria alla volta

L’inventario rotativo divide il catalogo in parti che si contano in meno di un’ora, e le parti naturali sono le sue categorie: cemento, piastrelle, vernici e acciaio, oppure olio, zucchero e acqua. Ogni categoria ha il suo turno. Con dodici categorie e un conteggio a settimana, ognuna viene contata poco più di quattro volte l’anno, perché 52 settimane divise fra 12 categorie danno 4,3 turni ciascuna. I prodotti che si vendono in fretta possono tornare più spesso: una categoria alimentare contata ogni due settimane viene contata 26 volte l’anno. Il calendario lo tiene Lei, in un’agenda o su un foglio vicino alla porta.

In sahmrev Commerce ogni articolo porta la sua categoria, e un inventario è un documento per un solo magazzino, confrontato con le giacenze di quel magazzino. Nella pagina Magazzino Lei preme «Inventario», sceglie il magazzino e la data e aggiunge gli articoli contati. La nota può indicare la categoria e la settimana. Mentre si lavora, l’inventario resta una bozza, e niente si muove nelle giacenze finché non viene registrato. Gli articoli gestiti a lotti hanno una riga per lotto, così un inventario alimentare dice quale lotto è sullo scaffale.

Conti sul telefono durante le vendite

La schermata dell’inventario funziona nel browser del telefono, così chi conta percorre la corsia con il telefono in mano. Un articolo si aggiunge cercandone il nome o il codice, con un lettore di codici a barre, che digita il codice e preme Invio, oppure con la fotocamera del telefono in Chrome su Android. Scansionare di nuovo lo stesso articolo aumenta di uno la quantità della sua riga. Il codice a barre di un cartone porta con sé la sua unità, e l’unità si può cambiare su ogni riga, così i cartoni interi si inseriscono come cartoni e gli articoli sfusi come pezzi. La registrazione riporta ogni riga all’unità di base.

Durante il conteggio lo schermo mostra solo ciò che è stato inserito. La quantità attesa e la differenza compaiono quando l’inventario è registrato, così si conta ciò che c’è sullo scaffale senza avere davanti una cifra a cui arrivare.

Il negozio continua a vendere durante un inventario rotativo, quindi il momento del confronto conta. Commerce confronta il conteggio con le giacenze nel momento in cui Lei lo registra. Le giacenze di quel momento comprendono già uno scontrino alla cassa, un DDT (documento di trasporto) o un ricevimento merce dal fornitore. Un ordine confermato riserva soltanto la merce e lascia la cifra com’è. Supponiamo che Lei conti 40 sacchi di cemento alle 9:00, che un cliente ne porti via 2 alle 9:20 e che Lei registri alle 9:30. Le giacenze dicono allora 38 e il suo conteggio 40, quindi l’inventario rimetterebbe a magazzino due sacchi già usciti. Perciò conti una categoria in un’ora tranquilla e la registri prima della vendita successiva. Se nel frattempo passa una vendita, riconti quello scaffale.

Ogni differenza ha un valore e un motivo

Una volta registrato l’inventario, ogni riga mostra Contato, Atteso e Differenza, e ogni differenza diventa un movimento di Inventario nelle giacenze, valorizzato al costo medio dell’articolo. La demo ne ha un esempio nel suo magazzino principale: Zucchero bianco 1 kg, 600 attesi e 588 contati, una differenza di −12. A un costo medio di 0,98, quell’inventario toglie 11,76 dal valore delle giacenze, una cifra che chi ha l’accesso Costi e margini vede nell’elenco dei movimenti. L’acqua minerale dello stesso inventario corrispondeva ai suoi 720 e non ha mosso niente.

Registrare un inventario richiede l’accesso Magazzino, che i ruoli Titolare, Amministratore, Responsabile, Acquisti e Magazzino hanno per impostazione predefinita, e gli accessi si possono cambiare persona per persona. Lei può lasciare a chi conta il salvataggio della bozza e affidare la registrazione a un responsabile. Un inventario registrato non cambia mai. Se una riga era sbagliata, riconti lo scaffale e registri una rettifica di magazzino con il suo motivo, ad esempio Correzione, Danneggiato, Perso o Ritrovato.

Un furgone è un magazzino a sé. In sahmrev Distribution, in versione preliminare, viene contato due volte al giorno. Al mattino il carico si conta alla rampa di carico: il telefono propone il carico di ieri meno ciò che è ancora a bordo, e ciò che viene contato si registra come trasferimento dal magazzino al furgone.

La sera la chiusura giornata elenca ogni articolo che secondo le giacenze del furgone è a bordo, e ognuno va contato. Una differenza richiede un motivo: Danneggiato, Mancante, Eccedenza trovata, Errore di conteggio o Altro. Se il furgone dovrebbe contenere 46 colli d’acqua, ne vengono contati 44 e la differenza è segnata come danneggiata, la chiusura registra una rettifica di 2 colli con quel motivo e scarica i 44, a meno che non restino sul furgone per domani. L’autista-venditore e l’ufficio firmano entrambi, l’ufficio conferma, e solo un responsabile può riaprire una giornata chiusa, con un motivo che resta registrato.

sahmrev Commerce è il prodotto di base: vendite, acquisti, magazzino e cassa in un unico posto, configurati per il suo settore, e l’inventario ne fa parte. Nella demo online entri come titolare e apra Magazzino, poi Documenti: troverà l’inventario dello zucchero già registrato e un inventario in bozza nel Piazzale Nord, che può registrare personalmente. La demo si azzera ogni notte. Distribution è in versione preliminare e non ha una demo pubblica.