جرد المخزون دون إغلاق المحل: الجرد الدوري صنفاً بعد صنف

مرة في السنة تُغلق الأبواب يوماً أو عطلة نهاية أسبوع، ويعدّ الجميع، ثم يُفتح المحل من جديد بأرقام جديدة. وما زال كثير من التجار يجردون مخزونهم بهذه الطريقة. ويؤدي الجرد الدوري العمل نفسه على أجزاء صغيرة: صنف واحد في كل مرة، وفق جدول زمني، والمحل مستمر في البيع. ويصلح لتاجر مواد البناء وتاجر الجملة والمحل، ويسجّل sahmrev Commerce كل عملية عدّ.

ويفشل الجرد السنوي لأسباب لا علاقة كبيرة لها بالجهد. فأشخاص متعبون يعدّون آلاف الأسطر في سباق مع الوقت. وتظهر أخطاء السنة كلها في وقت واحد، بعد أشهر من وقوعها، حين لا يتذكر أحد هل كُسرت أكياس الإسمنت الناقصة أم أُعطيت أم لم تُسلَّم أصلاً. ولأن اليوم يجب أن ينتهي، تُقبل فروق كبيرة. وبين جردين تبتعد الشاشة عن الرفوف، فتُبنى إعادة الطلب على أرقام لا يثق بها أحد.

اجردوا صنفاً واحداً في كل مرة

يقسّم الجرد الدوري قائمة منتجاتكم إلى أجزاء يمكن عدّها في أقل من ساعة، والأجزاء الطبيعية هي أصنافكم: الإسمنت والبلاط والطلاء والحديد، أو الزيت والسكر والماء. ولكل صنف دوره. فمع اثني عشر صنفاً وجرد واحد في الأسبوع يُجرد كل صنف أكثر من أربع مرات في السنة بقليل، لأن 52 أسبوعاً موزعة على 12 صنفاً تعطي كل صنف 4.3 دورات. ويمكن أن تعود المنتجات سريعة البيع أكثر من ذلك: فالصنف الغذائي الذي يُجرد كل أسبوعين يُجرد 26 مرة في السنة. أما الجدول نفسه فأنتم من يحتفظ به، في مفكرة أو على ورقة قرب الباب.

وفي sahmrev Commerce يحمل كل منتج صنفه، والجرد وثيقة لمخزن واحد تُقارن بمخزون هذا المخزن. ففي صفحة المخزون تضغطون «جرد»، وتختارون المخزن والتاريخ، ثم تضيفون ما تعدّونه، ويمكن أن تذكر الملاحظة الصنف والأسبوع. وفي أثناء العمل يبقى الجرد مسودة، فلا يتحرك شيء في المخزون قبل ترحيله. وللمنتجات المتتبَّعة حسب التشغيلة سطر لكل تشغيلة، فيذكر جرد المواد الغذائية التشغيلة الموجودة على الرف.

اجردوا على الهاتف والمحل يبيع

تعمل شاشة الجرد في متصفح الهاتف، فيمشي به من يعدّ بين الرفوف. ويُضاف المنتج بالبحث باسمه أو مرجعه، أو بقارئ باركود يدوي يكتب الرمز ثم يضغط Enter، أو بكاميرا الهاتف على هاتف Android بمتصفح Chrome حديث. ومسح المنتج نفسه مرة أخرى يضيف واحداً إلى سطره. وباركود العبوة يأتي بوحدتها، ويمكن تغيير الوحدة في كل سطر، فتُكتب العبوات الكاملة بالعبوة والمفرد بالوحدة. وعند الترحيل يُحوَّل كل سطر إلى الوحدة الأساسية.

وفي أثناء العدّ لا تعرض الشاشة إلا ما كُتب. أما الكمية المتوقعة والفارق فيظهران بعد ترحيل الجرد، فيعدّ الناس ما على الرف دون رقم أمام أعينهم يسعون إلى مطابقته.

ويستمر المحل في البيع في أثناء الجرد الدوري، لذلك تهم لحظة المقارنة. ويقارن Commerce العدّ بالمخزون لحظة ترحيله. ويشمل المخزون في تلك اللحظة ما رُحّل قبلها من إيصال عند صندوق البيع أو وصل تسليم أو بضاعة مستلمة من مورد. أما الطلبية المؤكدة فتحجز البضاعة فقط، فيبقى الرقم على حاله. لنفترض أنكم عددتم 40 كيس إسمنت في الساعة 9:00، وأخذ عميل كيسين في 9:20، ورحّلتم الجرد في 9:30 صباحاً. فالمخزون يقول حينها 38 وعدّكم يقول 40، فيعيد الجرد إلى المخزون كيسين خرجا. لذلك اجردوا الصنف في ساعة هادئة ورحّلوه قبل البيع التالي. وإن تسلّل بيع في الأثناء فأعيدوا عدّ هذا الرف.

لكل فارق قيمة وسبب

وبعد الترحيل يعرض كل سطر المعدود والمتوقع والفارق، ويصبح كل فارق حركة مخزون من نوع الجرد، مقوَّمة بمتوسط تكلفة المنتج. وفي النسخة التجريبية مثال على ذلك في المخزن الرئيسي: سكر أبيض 1 كغ، المتوقع 600 والمعدود 588، فالفارق −12 وحدة. وبمتوسط تكلفة 0.98 يُنقص هذا الجرد 11.76 من قيمة المخزون، وهو مبلغ يراه أصحاب صلاحية التكاليف والهوامش في قائمة الحركات. أما المياه المعدنية في الجرد نفسه فطابقت كميتها 720 ولم تحرّك شيئاً.

ويتطلب ترحيل الجرد صلاحية المخزون، ويملكها افتراضياً أدوار المالك ومدير النظام والمسؤول والمشتريات والمخزن، وتُضبط الصلاحيات لكل شخص على حدة. ويمكنكم أن تتركوا لمن يعدّ حفظ المسودة، وأن تُسندوا الترحيل إلى مسؤول. والجرد المرحّل لا يتغير أبداً. فإن كان سطر خاطئاً، فأعيدوا عدّ الرف ورحّلوا تسوية مخزون بسببها، مثل «تصحيح» أو «تلف» أو «ضياع» أو «وُجد».

والشاحنة مخزن قائم بذاته. وفي sahmrev Distribution، وهو نسخة أولية، تُعدّ مرتين في اليوم. ففي الصباح يُعدّ التحميل عند رصيف التحميل: يقترح الهاتف تحميل الأمس ناقصاً ما بقي في الشاحنة، ويُرحَّل ما عُدّ تحويلاً من المخزن إلى الشاحنة.

وفي المساء يعرض إغلاق اليوم كل منتج يقول مخزون الشاحنة إنه على متنها، ولا بد من عدّ كل واحد منها. ويحتاج كل فرق إلى سبب: تالف أو ناقص أو زيادة أو خطأ في العدّ أو سبب آخر. فإن كان يُفترض أن تحمل الشاحنة 46 عبوة ماء، فعُدّت 44 وسُجّل الفرق بسبب «تالف»، رحّل الإغلاق تسوية بعبوتين بهذا السبب وفرّغ العبوات الـ44 في المخزن، إلا إذا بقيت في الشاحنة للغد. ويوقّع السائق والمكتب كلاهما، ثم يؤكد المكتب، ولا يعيد فتح يوم مغلق إلا مسؤول، مع سبب يُحفظ.

منتج sahmrev Commerce هو المنتج الأساسي: المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية في مكان واحد، مهيأة لنشاطكم، والجرد جزء منه. وفي النسخة التجريبية ادخلوا بصفة المالك وافتحوا المخزون ثم الوثائق: ستجدون جرد السكر المرحّل، وجرداً في المخزن الشمالي ما زال مسودة يمكنكم ترحيله بأنفسكم. وتعود النسخة التجريبية إلى حالتها الأولى كل ليلة. أما Distribution فنسخة أولية لا نسخة تجريبية عامة لها.