Contar el stock sin cerrar la tienda: el inventario rotativo por familia

Una vez al año las puertas se cierran un día o un fin de semana, todos cuentan, y la tienda vuelve a abrir con cifras nuevas. Muchos comerciantes todavía cuentan su stock así. El inventario rotativo hace el mismo trabajo en partes pequeñas: una familia a la vez, según un calendario, mientras la tienda sigue vendiendo. Funciona en un almacén de materiales, en un mayorista o en una tienda, y sahmrev Commerce registra cada recuento.

El inventario anual falla por razones que poco tienen que ver con el esfuerzo. Personas cansadas cuentan miles de líneas contra el reloj. Todos los errores del año aparecen de golpe, meses tarde, cuando nadie recuerda si los sacos de cemento que faltan se rompieron, se regalaron o nunca se entregaron. Como el día tiene que terminar, se aceptan diferencias grandes. Y entre dos recuentos, las cifras de la pantalla dejan de coincidir con las estanterías, así que la reposición se basa en cifras de las que nadie se fía.

Cuente una familia a la vez

El inventario rotativo divide el catálogo en partes que se cuentan en menos de una hora, y las partes naturales son sus familias: cemento, baldosas, pintura y acero, o aceite, azúcar y agua. Cada familia tiene su turno. Con doce familias y un recuento por semana, cada una se cuenta algo más de cuatro veces al año, ya que 52 semanas repartidas entre 12 familias dan 4,3 turnos a cada una. Los productos que más se venden pueden volver más a menudo: una familia de alimentos contada cada dos semanas se cuenta 26 veces al año. El calendario lo lleva usted, en una agenda o en una hoja junto a la puerta.

En sahmrev Commerce cada producto lleva su familia, y un recuento de inventario es un documento de un solo almacén, comparado con el stock de ese almacén. En la página Stock, usted pulsa «Recuento de inventario», elige el almacén y la fecha, y añade lo que cuenta. La nota puede indicar la familia y la semana. Mientras trabaja, el recuento sigue siendo un borrador, y nada se mueve en el stock hasta que lo valida. Los productos con trazabilidad por lotes tienen una línea por lote, así que un recuento de alimentos dice qué lote está en la estantería.

Cuente en el teléfono mientras vende

La pantalla de recuento funciona en el navegador del teléfono, así que la persona que cuenta recorre el pasillo con él en la mano. Un producto se añade buscando su nombre o su SKU, con un lector de códigos de barras de mano, que escribe el código y pulsa Enter, o con la cámara del teléfono en Chrome para Android. Escanear otra vez el mismo artículo suma uno a su línea. El código de barras de una caja trae su propia unidad, y la unidad se puede cambiar en cualquier línea, así que las cajas completas se introducen como cajas y los artículos sueltos como unidades. Al validar, cada línea pasa a la unidad base.

Mientras usted cuenta, la pantalla solo muestra lo que se ha introducido. La cantidad esperada y la diferencia aparecen una vez validado el recuento, así que se cuenta lo que hay en la estantería sin tener delante una cifra con la que cuadrar.

La tienda sigue vendiendo durante un inventario rotativo, así que el momento de la comparación importa. Commerce compara el recuento con el stock del momento en que usted lo valida. Ese stock ya incluye un ticket de caja, una nota de entrega o una mercancía recibida de un proveedor. Un pedido confirmado solo reserva la mercancía y deja la cifra como está. Suponga que cuenta 40 sacos de cemento a las 9:00, que un cliente se lleva 2 a las 9:20 y que usted valida a las 9:30. El stock dice entonces 38 y su recuento dice 40, así que el recuento devolvería al stock dos sacos que ya se han ido. Por eso, cuente una familia en una hora tranquila y valide el recuento antes de la venta siguiente. Si se cuela una venta, vuelva a contar esa estantería.

Cada diferencia lleva un valor y un motivo

Una vez validado el recuento, cada línea muestra Contado, Esperado y Diferencia, y cada diferencia se convierte en un movimiento de recuento en el stock, valorado al costo medio del producto. La demo tiene un ejemplo en su almacén principal: azúcar blanco 1 kg, 600 esperados y 588 contados, una diferencia de −12. Con un costo medio de 0,98, ese recuento resta 11,76 del valor del stock, una cifra que ven en la lista de movimientos las personas con el acceso Costos y márgenes. El agua mineral del mismo recuento coincidía con sus 720 y no movió nada.

Validar un recuento requiere el acceso Stock, que tienen por defecto los roles propietario, administrador, responsable, compras y almacén, y los accesos se pueden cambiar persona por persona. Puede dejar que quien cuenta guarde el borrador y que la validación la haga un responsable. Un recuento validado nunca cambia. Si una línea estaba mal, vuelva a contar la estantería y valide un ajuste de stock con su motivo, como corrección, dañado, perdido o encontrado.

Una camioneta es un almacén en sí misma. En sahmrev Distribution, que es una versión preliminar, se cuenta dos veces al día. Por la mañana, la carga se cuenta en el muelle: el teléfono propone la carga de ayer menos lo que sigue a bordo, y lo que se cuenta se valida como un traspaso del almacén a la camioneta.

Por la tarde, el cierre del día enumera cada producto que, según el stock de la camioneta, va a bordo, y cada uno se tiene que contar. Una diferencia necesita un motivo: dañado, faltante, sobrante encontrado, error de recuento u otro. Si la camioneta debería llevar 46 paquetes de agua, se cuentan 44 y la diferencia se marca como dañado, el cierre valida un ajuste de 2 paquetes con ese motivo y descarga los 44, salvo que se queden en la camioneta para mañana. El repartidor y la oficina firman los dos, la oficina confirma, y solo un responsable puede reabrir un día cerrado, con un motivo que queda guardado.

sahmrev Commerce es el producto base: ventas, compras, stock y dinero en un solo lugar, configurados para su actividad, y el recuento de inventario forma parte de él. En la demo en línea, entre como dueño y abra Stock y después Documentos: encontrará el recuento del azúcar ya validado y un recuento en borrador en el Patio Norte, que puede validar usted mismo. La demo se reinicia cada noche. Distribution es una versión preliminar y no tiene demo pública.