Compter le stock sans fermer le magasin : l’inventaire tournant par famille

Une fois par an, les portes ferment un jour ou un week-end, tout le monde compte, et le magasin rouvre avec de nouveaux chiffres. Beaucoup de commerçants comptent encore leur stock ainsi. L’inventaire tournant fait le même travail par petits morceaux : une famille à la fois, selon un calendrier, pendant que le magasin continue de vendre. Il marche dans un négoce, chez un grossiste ou dans une boutique, et sahmrev Commerce enregistre chaque comptage.

L’inventaire annuel échoue pour des raisons qui tiennent peu à l’effort. Des gens fatigués comptent des milliers de lignes contre la montre. Toutes les erreurs de l’année apparaissent d’un coup, des mois trop tard, quand plus personne ne sait si les sacs de ciment manquants ont été cassés, donnés ou jamais livrés. Comme la journée doit finir, on accepte de gros écarts. Et entre deux inventaires, l’écran s’éloigne du rayon : les réassorts reposent sur des chiffres auxquels personne ne croit.

Comptez une famille à la fois

L’inventaire tournant découpe le catalogue en parties que l’on compte en moins d’une heure, et les parties naturelles sont vos familles : ciment, carrelage, peinture et acier, ou huile, sucre et eau. Chaque famille a son tour. Avec douze familles et un comptage par semaine, chacune est comptée un peu plus de quatre fois par an, puisque 52 semaines partagées entre 12 familles donnent 4,3 tours chacune. Les articles qui tournent vite peuvent revenir plus souvent : une famille alimentaire comptée toutes les deux semaines l’est 26 fois par an. Le calendrier, c’est vous qui le tenez, dans un agenda ou sur une feuille près de la porte.

Dans sahmrev Commerce, chaque article porte sa famille, et un inventaire est un document pour un seul dépôt, comparé au stock de ce dépôt. Sur la page Stock, vous appuyez sur « Inventaire », choisissez le dépôt et la date, puis ajoutez ce que vous comptez. La note peut indiquer la famille et la semaine. Pendant le travail, l’inventaire reste un brouillon, et rien ne bouge dans le stock avant sa validation. Les articles suivis par lot ont une ligne par lot, si bien qu’un inventaire alimentaire dit quel lot est en rayon.

Comptez au téléphone pendant les ventes

L’écran d’inventaire fonctionne dans le navigateur du téléphone : la personne qui compte parcourt l’allée, téléphone en main. Un article s’ajoute en cherchant son nom ou sa référence, avec une douchette, qui tape le code-barres puis Entrée, ou avec la caméra du téléphone dans Chrome sous Android. Scanner de nouveau le même article ajoute un à sa ligne. Le code-barres d’un carton apporte son unité, et l’unité se change sur chaque ligne : les cartons pleins se saisissent en cartons, le vrac en pièces. La validation ramène chaque ligne à l’unité de base.

Pendant le comptage, l’écran ne montre que ce qui a été saisi. La quantité attendue et l’écart apparaissent une fois l’inventaire validé : on compte ce qui est en rayon, sans un chiffre sous les yeux à retrouver.

Le magasin continue de vendre pendant un inventaire tournant, et le moment de la comparaison compte donc. Commerce compare le comptage au stock au moment où vous le validez. Ce stock comprend déjà un ticket de caisse, un bon de livraison ou une réception fournisseur validés avant. Une commande confirmée ne fait que réserver la marchandise et laisse le chiffre tel qu’il est. Supposons que vous comptiez 40 sacs de ciment à 9 h, qu’un client en emporte 2 à 9 h 20 et que vous validiez à 9 h 30. Le stock dit alors 38 et votre comptage 40 : l’inventaire remettrait en stock deux sacs déjà partis. Comptez donc une famille à une heure calme et validez avant la vente suivante. Si une vente se glisse entre-temps, recomptez ce rayon.

Chaque écart a une valeur et un motif

Une fois l’inventaire validé, chaque ligne montre Compté, Attendu et Écart, et chaque écart devient un mouvement d’inventaire, valorisé au coût moyen de l’article. La démo en contient un exemple dans son dépôt principal : sucre blanc 1 kg, 600 attendus et 588 comptés, soit un écart de −12. À un coût moyen de 0,98, cet inventaire retire 11,76 de la valeur du stock, un montant que les personnes ayant le droit Coûts et marges voient dans la liste des mouvements. L’eau minérale du même inventaire tombait juste sur ses 720 et n’a rien fait bouger.

Valider un inventaire demande le droit Stock, que les rôles propriétaire, administrateur, responsable, achats et magasin ont par défaut, et les droits se règlent personne par personne. Vous pouvez laisser la personne qui compte enregistrer le brouillon et confier la validation à un responsable. Un inventaire validé ne change jamais. Si une ligne était fausse, recomptez le rayon et validez un ajustement de stock avec son motif, comme correction, casse, perte ou trouvé.

Un camion est un dépôt à lui seul. Dans sahmrev Distribution, en version préliminaire, il est compté deux fois par jour. Le matin, le chargement est compté au quai : le téléphone propose le chargement de la veille moins ce qui reste à bord, et ce qui est compté est validé comme un transfert du dépôt vers le camion.

Le soir, la clôture de la journée liste chaque article que le stock du camion dit être à bord, et chacun doit être compté. Un écart demande un motif : abîmé, manquant, surplus trouvé, erreur de comptage ou autre. Si le camion devait contenir 46 packs d’eau, que 44 sont comptés et que l’écart est marqué abîmé, la clôture valide un ajustement de 2 packs avec ce motif et décharge les 44, sauf s’ils restent dans le camion pour le lendemain. Le chauffeur-vendeur et le bureau signent tous les deux, le bureau confirme, et seul un responsable peut rouvrir une journée clôturée, avec un motif conservé.

sahmrev Commerce est le produit de base : ventes, achats, stock et trésorerie au même endroit, réglés pour votre métier, et l’inventaire en fait partie. Dans la démo en ligne, entrez comme dirigeant et ouvrez Stock, puis Documents : vous y trouverez l’inventaire du sucre déjà validé et un inventaire en brouillon au Dépôt Nord, que vous pouvez valider vous-même. La démo se réinitialise chaque nuit. Distribution est en version préliminaire et n’a pas de démo publique.