O que um orçamento por medida deve conter

O cliente lê um orçamento por medida para decidir sobre uma peça que ainda não está feita. A oficina lê-o para fazer essa peça, e o escritório volta a lê-lo quando a fatura sai. Se o lerem de formas diferentes, a diferença aparece na instalação, diante do cliente. Um bom orçamento por medida, escrito à mão ou num software, é curto. Não deixa nada à memória e lê-se da mesma forma um mês depois e no dia em que foi enviado.

O que um orçamento por medida deve conter começa por quem e onde: o nome e o contacto do cliente, a morada da obra, a data do orçamento e o prazo de validade. A morada da obra muda o trabalho. Uma bancada entregue num terceiro andar sem elevador é um trabalho diferente de uma bancada entregue numa loja ao rés-do-chão, e o orçamento deve dizer qual dos dois é.

Cada item é depois descrito como vai ser fabricado. «Bancada de cozinha completa» deixa de fora o que a oficina precisa de saber. A linha dá o comprimento, a profundidade e a espessura, o material pelo nome e pela cor, as arestas polidas e as que não o são, os recortes para o lava-loiça e para a placa com as suas medidas, e a quantidade. Cada item tem a sua linha, para que um cliente que muda uma peça não reabra o orçamento inteiro.

Um desenho simples ou uma foto na linha resolve a maioria das discussões antes de começarem. Mostra de que lado fica o lava-loiça, se a rodabanca corre ao longo do lado comprido ou do curto, e se a janela abre para dentro, com mais clareza do que qualquer frase. Quando a linha traz o seu desenho, o cliente, a oficina e o instalador olham para a mesma imagem.

Os números que um orçamento deve mostrar

O preço deve sair de regras, seja qual for o humor do dia. Uma oficina que calcula o preço a partir das medidas e das opções, com as mesmas regras em todos os orçamentos, dá o mesmo preço a dois clientes que pedem a mesma coisa. Também dá ao escritório um orçamento que consegue explicar. Por trás do preço, o escritório deve ver o custo e a margem da linha, para que um orçamento barato demais seja notado antes de ser enviado. O cliente só vê o preço.

Vale a pena anotar o peso das peças pesadas. Uma bancada de pedra ou um portão de aço precisa de ser carregado, transportado e instalado, e quem faz isso quer saber o que vem pela frente. Quando o peso decorre das medidas e do material, mostrá-lo não custa nada, e evita uma segunda viagem com mais duas pessoas.

As condições de pagamento também têm lugar no orçamento: quanto se paga na confirmação da encomenda, quanto na entrega e quando vence o resto. Um sinal registado na encomenda liquida depois a fatura por si só, por isso nunca se pede ao cliente que pague duas vezes o mesmo valor.

Os impostos devem ler-se com facilidade: o preço sem impostos, cada imposto com a sua taxa e o total, na moeda do cliente. Um cliente que tem de calcular o imposto na calculadora volta a ligar.

Escreva as exclusões e as condições do ofício

O que não está incluído merece uma linha própria. A entrega, a instalação, a remoção da peça antiga, a preparação da parede ou do pavimento: cada um está no orçamento com o seu preço, ou aparece escrito como excluído. Um cliente que lê «instalação não incluída» antes de assinar não descobre isso no dia em que a carrinha chega.

Cada ofício tem as suas condições, e elas têm lugar no orçamento em palavras simples. Nos ofícios do metal, os preços acompanham o aço, por isso o orçamento diz por quantos dias valem. O vidro temperado não pode ser cortado de novo depois de temperado, por isso o orçamento da vidraria diz isso. Os materiais de construção são entregues na obra com hora marcada e descarregados pelo cliente. As condições definidas uma vez para o ofício, em cada um dos idiomas que a oficina usa, aparecem em todos os orçamentos sem ser escritas de novo.

O orçamento aceite fica registado

Os clientes mudam de ideias, e isso é normal. Quando o cliente muda uma medida, o item alterado passa a ser uma nova configuração, e a que foi orçamentada é guardada. Se o cliente disser mais tarde que pediu outra coisa, a oficina pode mostrar o que foi orçamentado e quando.

A aceitação deve ser fácil e deixar registo. Um cliente que recebe um link pode abrir o orçamento, lê-lo e aceitá-lo ao escrever o seu nome, sem conta e sem assinatura em papel. A oficina vê quando o orçamento foi aberto e quando foi aceite. A partir daí, o orçamento aceite passa a encomenda num só passo, com cada linha, cada medida e cada desenho como estavam.

O orçamento também deve chegar ao cliente na língua dele. Uma oficina que trabalha em francês pode enviar um orçamento em árabe ou em inglês a um cliente que o lê com mais facilidade, com os mesmos itens, os mesmos preços, as mesmas condições e o mesmo desenho.

É assim que o sahmrev Workshop trata os orçamentos por medida: um configurador por produto com as regras da sua oficina, um desenho na linha, o peso, o custo e a margem para o escritório, as condições do ofício e a aceitação online pelo nome. Inclui todo o sahmrev Commerce, por isso o orçamento passa a encomenda, a entrega e a fatura sem ser escrito de novo. A página Marmoraria mostra uma bancada orçamentada por medida, e a página Workshop lista o que o produto inclui.