Qué debe contener un presupuesto a medida

El cliente lee un presupuesto a medida para decidirse por una pieza que aún no está hecha. El taller lo lee para fabricar esa pieza, y la oficina lo vuelve a leer cuando sale la factura. Si cada uno lo lee de una manera, la diferencia aparece en la instalación, delante del cliente. Un buen presupuesto a medida, escrito a mano o en un programa de presupuestos a medida, es corto. No deja nada a la memoria, y se lee igual un mes después que el día en que se envió.

Lo que debe contener un presupuesto a medida empieza por quién y dónde: el nombre y el contacto del cliente, la dirección de la obra, la fecha del presupuesto y su plazo de validez. La dirección de la obra cambia el trabajo. Una encimera entregada en un tercer piso sin ascensor es un trabajo distinto del de una entregada en una tienda a pie de calle, y el presupuesto debe decir cuál de los dos es.

Después, cada artículo se describe tal como se fabricará. «Encimera de cocina completa» deja fuera lo que necesita el taller. La línea da el largo, el fondo y el grosor, el material con su nombre y su color, los cantos pulidos y los que no lo están, los huecos del fregadero y de la placa de cocción con sus medidas, y la cantidad. Cada artículo tiene su propia línea, para que un cliente que cambia una pieza no reabra todo el presupuesto.

Un dibujo sencillo o una foto en la línea evita la mayoría de las discusiones antes de que empiecen. Muestra de qué lado va el fregadero, si el copete va en el lado largo o en el corto y si la ventana abre hacia dentro, con más claridad que cualquier frase. Cuando la línea lleva su dibujo, el cliente, el taller y el instalador miran la misma imagen.

Las cifras que debe mostrar un presupuesto

El precio debe salir de reglas, sea cual sea el humor del día. Un taller que calcula el precio a partir de las medidas y las opciones, con las mismas reglas en cada presupuesto, da el mismo precio a dos clientes que piden lo mismo. También le da a la oficina un presupuesto que puede explicar. Detrás del precio, la oficina debe ver el costo y el margen de la línea, para detectar un presupuesto demasiado barato antes de enviarlo. El cliente solo ve el precio.

Para las piezas pesadas, vale la pena anotar el peso. Una encimera de piedra o una puerta de acero hay que cargarla, transportarla y colocarla, y quienes lo hacen quieren saber lo que les espera. Cuando el peso sale de las medidas y del material, mostrarlo no cuesta nada, y evita un segundo viaje con dos personas más.

Las condiciones de pago también van en el presupuesto: cuánto se paga al confirmar el pedido, cuánto en la entrega y cuándo vence el resto. Un anticipo registrado en el pedido se aplica después a la factura por sí solo, así que nunca se le pide al cliente que pague dos veces la misma cantidad.

Los impuestos deben leerse con facilidad: el precio antes de impuestos, cada impuesto con su tipo y el total, en la moneda del cliente. Un cliente que tiene que calcular el impuesto con la calculadora vuelve a llamar.

Anote las exclusiones y las condiciones del oficio

Lo que no está incluido merece una línea propia. La entrega, la instalación, la retirada de la pieza antigua, la preparación de la pared o del suelo: cada cosa va en el presupuesto con su precio, o se indica como excluida. Un cliente que lee «instalación no incluida» antes de firmar no lo descubre el día en que llega la camioneta.

Cada oficio tiene sus propias condiciones, y van en el presupuesto con palabras sencillas. En los oficios del metal, los precios siguen al acero, así que el presupuesto dice cuántos días se mantienen. El vidrio templado no se puede volver a cortar una vez templado, así que el presupuesto de vidrio lo indica. Los materiales de construcción se entregan en obra con cita previa y los descarga el cliente. Las condiciones fijadas una vez para el oficio, en cada uno de los idiomas que usa el taller, aparecen en cada presupuesto sin volver a escribirlas.

El presupuesto aceptado queda registrado

Los clientes cambian de opinión, y es normal. Cuando el cliente cambia una medida, el artículo modificado pasa a ser una configuración nueva, y la que se presupuestó se conserva. Si más adelante el cliente dice que pidió otra cosa, el taller puede mostrar lo que se presupuestó y cuándo.

La aceptación debe ser fácil y dejar constancia. Un cliente que recibe un enlace puede abrir el presupuesto, leerlo y aceptarlo escribiendo su nombre, sin cuenta y sin firmar en papel. El taller ve cuándo se abrió el presupuesto y cuándo se aceptó. A partir de ahí, el presupuesto aceptado pasa a ser el pedido en un solo paso, con cada línea, cada medida y cada dibujo tal como estaban.

El presupuesto también debe llegar al cliente en su idioma. Un taller que trabaja en francés puede enviar un presupuesto en árabe o en inglés a un cliente que lo lee con más facilidad, con los mismos artículos, los mismos precios, las mismas condiciones y el mismo dibujo.

Así trata sahmrev Workshop los presupuestos a medida: un configurador por producto con las reglas de su taller, un dibujo en la línea, el peso, el costo y el margen para la oficina, las condiciones del oficio y la aceptación en línea con el nombre. Incluye todo sahmrev Commerce, así que el presupuesto pasa a ser el pedido, la entrega y la factura sin volver a escribirlo. La página Marmolería y piedra muestra una encimera presupuestada a medida, y la página de Workshop detalla lo que incluye el producto.