Che cosa deve contenere un preventivo su misura

Il cliente legge un preventivo su misura per decidere su un pezzo che non è ancora fatto. Il laboratorio lo legge per realizzare quel pezzo, e l’ufficio lo rilegge quando parte la fattura. Se lo leggono in modo diverso, la differenza salta fuori alla posa in opera, sotto gli occhi del cliente. Un buon preventivo su misura, scritto a mano o con un software, è breve. Non lascia nulla alla memoria e un mese dopo si legge come il giorno in cui è stato inviato.

Il contenuto di un preventivo su misura comincia da chi e dove: il nome e i recapiti del cliente, l’indirizzo del cantiere, la data del preventivo e la sua validità. L’indirizzo del cantiere cambia il lavoro. Un piano cucina consegnato al terzo piano senza ascensore è un altro lavoro rispetto a uno consegnato in un negozio al piano terra, e il preventivo deve dire di quale si tratta.

Poi ogni articolo viene descritto come verrà realizzato. «Piano cucina completo» non dice ciò che serve al laboratorio. La riga indica la lunghezza, la profondità e lo spessore, il materiale con il nome e il colore, le coste lucidate e quelle che non lo sono, il foro lavello e il foro piano cottura con le loro misure, e la quantità. Ogni articolo ha la sua riga, così un cliente che cambia un elemento non riapre tutto il preventivo.

Un disegno semplice o una foto sulla riga toglie di mezzo la maggior parte delle discussioni prima che comincino. Mostra da che lato sta il lavello, se l’alzatina corre sul lato lungo o su quello corto e se la finestra si apre verso l’interno, più chiaramente di qualsiasi frase. Quando la riga porta il suo disegno, il cliente, il laboratorio e il posatore guardano la stessa immagine.

Le cifre che il preventivo deve mostrare

Il prezzo deve nascere da regole, qualunque sia l’umore del giorno. Un laboratorio che fa i prezzi partendo dalle misure e dalle opzioni, con le stesse regole per ogni preventivo, dà lo stesso prezzo a due clienti che chiedono la stessa cosa. Dà anche all’ufficio un preventivo che sa spiegare. Dietro il prezzo, l’ufficio deve vedere il costo e il margine della riga, così un preventivo troppo basso si nota prima dell’invio. Il cliente vede solo il prezzo.

Per gli elementi pesanti conviene scrivere il peso. Un piano in pietra o un cancello in acciaio va portato, caricato e posato, e chi lo fa vuole sapere che cosa lo aspetta. Quando il peso deriva dalle misure e dal materiale, mostrarlo non costa nulla, e risparmia un secondo viaggio con due persone in più.

Anche le condizioni di pagamento vanno sul preventivo: quanto si paga alla conferma dell’ordine, quanto alla consegna e quando scade il resto. Un acconto registrato sull’ordine viene poi scalato dalla fattura da solo, così al cliente non si chiede mai due volte lo stesso importo.

Le imposte devono essere facili da leggere: il prezzo al netto delle imposte, ogni imposta con la sua aliquota e il totale, nella valuta del cliente. Un cliente che deve calcolare l’imposta con la calcolatrice richiama.

Scriva le esclusioni e le condizioni del mestiere

Ciò che non è compreso merita una riga a sé. Consegna, posa in opera, rimozione del vecchio elemento, preparazione del muro o del pavimento: ognuna è sul preventivo con il suo prezzo, oppure è scritta come esclusa. Un cliente che legge «posa in opera non compresa» prima di firmare non lo scopre il giorno in cui arriva il furgone.

Ogni mestiere ha le sue condizioni, e vanno sul preventivo con parole semplici. Nei mestieri del metallo i prezzi seguono l’acciaio, quindi il preventivo dice per quanti giorni restano validi. Il vetro temperato non si può più tagliare dopo la tempera, quindi il preventivo della vetreria lo dice. I materiali edili vengono consegnati in cantiere su appuntamento e scaricati dal cliente. Condizioni impostate una volta per il mestiere, in ciascuna delle lingue usate dal laboratorio, compaiono su ogni preventivo senza essere riscritte.

Il preventivo accettato resta agli atti

I clienti cambiano idea, ed è normale. Quando il cliente cambia una misura, l’articolo modificato diventa una nuova configurazione, e quella preventivata viene conservata. Se più tardi il cliente dice di aver chiesto un’altra cosa, il laboratorio può mostrare che cosa è stato preventivato, e quando.

L’accettazione deve essere semplice e lasciare una traccia. Un cliente che riceve un link può aprire il preventivo, leggerlo e accettarlo scrivendo il suo nome, senza account e senza firma su carta. Il laboratorio vede quando il preventivo è stato aperto e quando è stato accettato. Da lì, il preventivo accettato diventa l’ordine in un solo passaggio, con ogni riga, ogni misura e ogni disegno com’erano.

Il preventivo deve anche arrivare al cliente nella sua lingua. Un laboratorio che lavora in francese può inviare un preventivo in arabo o in inglese a un cliente che lo legge più facilmente, con gli stessi articoli, gli stessi prezzi, le stesse condizioni e lo stesso disegno.

È così che sahmrev Workshop gestisce i preventivi su misura: un configuratore per prodotto con le sue regole, un disegno sulla riga, il peso, il costo e il margine per l’ufficio, le condizioni del mestiere e l’accettazione online con il nome. Comprende tutto sahmrev Commerce, così il preventivo diventa l’ordine, il DDT (documento di trasporto) e la fattura senza essere riscritto. La pagina Laboratorio di marmo e pietre naturali mostra un piano preventivato su misura, e la pagina Workshop elenca che cosa comprende il prodotto.