A fatura eletrónica em Marrocos: o que muda para um pequeno comerciante

A administração fiscal de Marrocos, a DGI, está a passar as faturas do papel e dos ficheiros PDF para faturas eletrónicas que a sua plataforma consegue ler. Como comerciante, quer saber o que a fatura eletrónica em Marrocos muda na sua forma de faturar e o que preparar antes de chegar a sua vez. A DGI publica o calendário e as regras técnicas, por isso confirme as datas que se aplicam à sua empresa nos avisos da própria DGI ou com o seu contabilista. O resto deste artigo trata da parte que não depende da data.

Uma fatura eletrónica é um ficheiro estruturado em que cada informação tem o seu próprio campo: quem vende, quem compra, cada linha, cada taxa de imposto, cada total. Um PDF enviado por e-mail é a imagem de uma fatura. Uma pessoa consegue lê-lo, e um computador não. O cliente pode continuar a receber um PDF para ler. Para a plataforma fiscal, o que conta é o ficheiro estruturado.

Com um ficheiro estruturado, os dados da fatura contam mais do que antes. Uma fatura marroquina traz os identificadores legais do vendedor: o ICE de 15 dígitos, o identificador fiscal (IF) e o número do registo comercial (RC). Quando o comprador é uma empresa, o ICE dela também tem lugar na fatura. Hoje, muitas faturas deixam o ICE do comprador em branco, ou trazem-no com um dígito a menos. O ficheiro estruturado torna isso visível de imediato, e uma fatura com dados legais em falta não pode ser enviada assim.

Enviada ao ser emitida, guardada sem alterações durante anos

A fatura também chega à administração de uma forma nova. Num modelo de validação prévia, a fatura é enviada à plataforma fiscal no momento em que é emitida, e a plataforma aceita-a ou recusa-a. Uma fatura recusada volta com a mensagem da plataforma e tem de ser corrigida e enviada outra vez. Para um comerciante, isto quer dizer que os erros aparecem no próprio dia. Sem a plataforma, podiam esperar meses até uma inspeção os encontrar.

A conservação das faturas também muda. Uma fatura tem de ficar durante anos exatamente como foi emitida. Em papel, isso quer dizer caixas. Em ficheiros, quer dizer uma cópia que ninguém pode alterar e uma forma de mostrar que não foi alterada. Um método comum é guardar cada ficheiro uma única vez, com uma impressão digital calculada a partir do seu conteúdo. Se alguém mexer no ficheiro, a impressão digital deixa de coincidir.

Cinco coisas a preparar já

Nada disto é difícil, e corre melhor quando fica preparado antes da data. Reúna o ICE de cada empresa cliente e confirme que tem 15 dígitos. Verifique se o seu próprio ICE, IF e RC estão escritos da mesma forma em todo o lado. Reveja a sua lista de produtos para que cada um tenha a taxa de imposto correta. Use uma série de numeração sem falhas para as faturas, e outra para as notas de crédito. Faça cada nota de crédito remeter para a fatura que corrige, e nunca emita uma fatura negativa à parte.

As correções também mudam. Em papel, uma fatura errada é às vezes rasgada e impressa de novo com o mesmo número. Com a fatura eletrónica, isso deixa de ser possível. Depois de emitida, a fatura fica, e um erro corrige-se com uma nota de crédito que remete para ela, seguida de uma nova fatura se for preciso. Ao início parece mais pesado. O histórico fica limpo, e o cliente, o contabilista e a administração veem a mesma sequência de documentos. Ninguém tem de explicar uma falha na numeração.

Ter os dados certos também evita uma segunda troca com os seus clientes. O contabilista de uma empresa cliente pode devolver uma fatura sem o ICE do comprador ou com a taxa de imposto errada, e a fatura fica parada até chegar uma corrigida. Quando os dados são verificados antes de a fatura sair, essa ida e volta não acontece.

Mude também um hábito. Faça cada fatura a partir da encomenda ou da guia de remessa, para que ninguém a volte a escrever. Quando o orçamento, a encomenda, a guia de remessa e a fatura formam uma só cadeia, os identificadores do cliente, os preços e os impostos são introduzidos uma vez. A maior parte dos dados que hoje faltam vem de uma fatura escrita do zero no fim do mês.

O sahmrev Commerce já gera o ficheiro estruturado

No sahmrev Commerce, cada fatura e cada nota de crédito pode ser gerada como um ficheiro estruturado no formato UBL 2.1, sobre a base europeia EN 16931, com os identificadores marroquinos nos seus próprios campos. Ao lado dele, o Commerce guarda uma cópia de arquivo em PDF/A-3, a fatura impressa com o ficheiro estruturado anexado dentro dela. O arquivo é gravado uma única vez, e a sua impressão digital é verificada sempre que o ficheiro é descarregado.

Antes de uma fatura ser emitida, uma lista de verificação confere aquilo de que a plataforma vai precisar: o ICE de 15 dígitos do vendedor, o IF e o RC, e o ICE do comprador nos clientes empresariais. A faturação eletrónica tem três modos, que a empresa escolhe: desativada, uma cópia estruturada com o arquivo, ou o envio à plataforma fiscal. A ligação à plataforma da DGI está construída e é ativada quando o acesso for aberto. Até lá, as faturas ficam arquivadas e à espera de envio. Não afirmamos que algo disto cumpre as regras antes de a DGI publicar as suas regras definitivas e abrir o acesso.

A emissão de faturas eletrónicas é uma opção do sahmrev Commerce, ativada para cada empresa. A página Commerce mostra toda a cadeia, do orçamento à fatura paga, e a página Materiais de construção mostra como um fornecedor que vende a empreiteiros mantém a obra e os dados do cliente em cada documento. A demo online permite emitir uma fatura e ver os dados que traz.