La factura electrónica en Marruecos: qué cambia para un pequeño comerciante

La administración tributaria de Marruecos, la DGI, está pasando las facturas del papel y los archivos PDF a facturas electrónicas que su plataforma puede leer. Como comerciante, usted quiere saber qué cambia la factura electrónica en Marruecos en su forma de facturar y qué preparar antes de que le toque. La DGI publica el calendario y las reglas técnicas, así que consulte las fechas que se aplican a su empresa en los avisos de la propia DGI o con su contable. El resto del artículo trata de lo que no depende de la fecha.

Una factura electrónica es un archivo estructurado en el que cada dato tiene su propio campo: quién vende, quién compra, cada línea, cada tipo de impuesto, cada total. Un PDF enviado por correo electrónico es la imagen de una factura. Una persona puede leerla, y un sistema informático no. El cliente puede seguir recibiendo un PDF para leer. Para la plataforma fiscal, el que cuenta es el archivo estructurado.

Con un archivo estructurado, los datos de la factura importan más que antes. Una factura marroquí lleva los identificadores legales del vendedor: el ICE de 15 cifras, el identificador fiscal (IF) y el número del registro de comercio (RC). Cuando el comprador es una empresa, su ICE también va en la factura. Hoy muchas facturas dejan en blanco el ICE del comprador, o lo llevan con una cifra de menos. El archivo estructurado lo deja a la vista enseguida, y una factura a la que le falta un dato legal no puede enviarse tal cual.

Enviada al emitirse, conservada intacta durante años

La factura también llega a la administración de otra manera. En un modelo de validación previa, el envío a la plataforma fiscal se hace en el momento de emitir la factura, y la plataforma la acepta o la rechaza. Una factura rechazada vuelve con el mensaje de la plataforma, y hay que corregirla y enviarla de nuevo. Para un comerciante, esto significa que los errores se descubren el mismo día. Sin la plataforma, podían esperar meses a que una inspección los encontrara.

La conservación también cambia. Una factura tiene que quedarse durante años exactamente como se emitió. Con papel, eso significa cajas de archivo. Con archivos digitales, significa una copia que nadie pueda cambiar y una forma de demostrar que no se ha cambiado. Una forma habitual es guardar cada archivo una sola vez, con una huella calculada a partir de su contenido. Si alguien toca el archivo, la huella ya no coincide.

Cinco cosas que preparar desde ya

Nada de esto es difícil, y sale mejor cuando se prepara antes de la fecha. Reúna el ICE de cada empresa cliente y compruebe que tiene 15 cifras. Asegúrese de que su propio ICE, su IF y su RC están escritos igual en todas partes. Revise su lista de productos para que cada uno lleve el tipo de impuesto correcto. Use una sola serie de numeración sin huecos para las facturas, y otra para las notas de crédito. Haga que cada nota de crédito remita a la factura que corrige, y no emita nunca una factura negativa aparte.

Las correcciones también cambian. En papel, una factura equivocada a veces se rompe y se vuelve a imprimir con el mismo número. Con la factura electrónica eso ya no es posible. Una vez emitida, la factura se queda, y un error se corrige con una nota de crédito que remite a ella, seguida de una nueva factura si hace falta. Al principio parece más pesado. El historial queda limpio, y el cliente, el contable y la administración ven la misma secuencia de documentos. Nadie tiene que explicar un hueco en la numeración.

Tener los datos correctos también le ahorra una segunda vuelta con sus clientes. El contable de una empresa cliente puede devolver una factura a la que le falta el ICE del comprador o que lleva un tipo de impuesto equivocado, y la factura queda en espera hasta que llega una corregida. Cuando los datos se comprueban antes de que salga la factura, esa ida y vuelta no ocurre.

Cambie también una costumbre. Haga cada factura a partir del pedido o de la nota de entrega, para que nadie la vuelva a escribir. Cuando el presupuesto, el pedido, la nota de entrega y la factura forman una sola cadena, los identificadores del cliente, los precios y los impuestos se introducen una vez. La mayoría de los datos que faltan hoy vienen de una factura escrita desde cero a fin de mes.

sahmrev Commerce ya genera el archivo estructurado

En sahmrev Commerce, cada factura y cada nota de crédito pueden generarse como un archivo estructurado en formato UBL 2.1, basado en la norma europea EN 16931, con los identificadores marroquíes en sus propios campos. Junto a él, Commerce guarda una copia archivada en PDF/A-3, la factura impresa con el archivo estructurado adjunto dentro. La copia archivada se escribe una sola vez, y su huella se comprueba cada vez que se descarga el archivo.

Antes de emitir una factura, una lista de comprobación revisa lo que necesitará la plataforma: el ICE del vendedor de 15 cifras, el IF y el RC, y el ICE del comprador cuando el cliente es una empresa. La facturación electrónica tiene tres modos, que elige la empresa: desactivada, una copia estructurada con la copia archivada, o el envío a la plataforma fiscal. La conexión con la plataforma de la DGI ya está desarrollada y se activa cuando se abra el acceso. Hasta entonces, las facturas se archivan y esperan para enviarse. No decimos que nada de esto cumpla las reglas de la DGI antes de que esta publique sus reglas definitivas y abra el acceso.

La facturación electrónica es una opción de sahmrev Commerce que se activa para cada empresa. La página de Commerce muestra toda la cadena, del presupuesto a la factura cobrada, y la página Materiales de construcción muestra cómo un proveedor que vende a constructores mantiene la obra y los datos del cliente en cada documento. La demo en línea le permite emitir una factura y ver los datos que lleva.