الفاتورة الإلكترونية في المغرب: ما الذي يتغير للتاجر الصغير

تنقل الإدارة الضريبية في المغرب، أي المديرية العامة للضرائب، الفواتير من الورق وملفات PDF إلى فواتير إلكترونية تقرؤها منصتها. وتريدون، بصفتكم تجاراً، أن تعرفوا ما تغيّره الفاتورة الإلكترونية في المغرب في طريقة فوترتكم، وما تحضّرونه قبل أن يحين دوركم. وتنشر المديرية الجدول الزمني والقواعد التقنية، والتواريخ التي تخص شركتكم تُعرف من إعلاناتها أو من محاسبكم. ويتناول باقي المقال الجزء الذي لا يتوقف على التاريخ.

الفاتورة الإلكترونية ملف منظم لكل معلومة فيه حقلها: من يبيع، ومن يشتري، وكل سطر، وكل نسبة ضريبة، وكل مجموع. أما ملف PDF المرسل بالبريد الإلكتروني فصورة لفاتورة، يقرؤها الإنسان ولا يقرؤها الحاسوب. ويمكن أن يتلقى العميل ملف PDF ليقرأه. والملف الذي يُعتدّ به لدى المنصة الضريبية هو الملف المنظم.

ومع الملف المنظم صارت بيانات الفاتورة أهم من قبل. فالفاتورة المغربية تحمل المعرّف الموحد للمقاولة (ICE) من 15 رقماً، والمعرّف الضريبي (IF)، ورقم السجل التجاري (RC)، وهي المعرّفات القانونية للبائع. وحين يكون المشتري شركة، يُكتب معرّفه الموحد على الفاتورة أيضاً. وكثير من الفواتير اليوم تترك معرّف المشتري فارغاً أو تكتبه ناقصاً رقماً. والملف المنظم يكشف ذلك فوراً، والفاتورة التي ينقصها بيان قانوني لا يمكن إرسالها كما هي.

تُرسل عند إصدارها وتُحفظ كما هي لسنوات

وتصل الفاتورة إلى الإدارة بطريقة جديدة أيضاً. ففي نموذج المصادقة المسبقة تُرسل الفاتورة إلى المنصة الضريبية لحظة إصدارها، فتقبلها المنصة أو ترفضها. وتعود الفاتورة المرفوضة مع رسالة المنصة، ويجب تصحيحها وإرسالها من جديد. وهكذا يكتشف التاجر الأخطاء في اليوم نفسه. ومن دون المنصة قد تنتظر الأخطاء أشهراً حتى تكشفها المراقبة.

ويتغير حفظ الفواتير كذلك. فالفاتورة يجب أن تبقى كما صدرت تماماً لسنوات. ومع الورق يعني ذلك صناديق. ومع الملفات يعني نسخة لا يستطيع أحد تغييرها، وطريقة لإثبات أنها لم تتغير. ومن الطرق المعروفة أن يُحفظ كل ملف مرة واحدة مع بصمة تُحسب من محتواه. فإذا عُدّل الملف لم تعد البصمة مطابقة.

خمسة أمور تُحضَّر من الآن

ولا شيء من ذلك صعب، وهو يسير أفضل حين يُحضَّر قبل الموعد. اجمعوا المعرّف الموحد لكل عميل من الشركات وتحققوا أنه من 15 رقماً. وتأكدوا أن معرّفكم الموحد ومعرّفكم الضريبي ورقم سجلكم التجاري مكتوبة بالطريقة نفسها في كل مكان. ونظّموا قائمة منتجاتكم ليحمل كل منتج نسبة الضريبة الصحيحة. واستعملوا سلسلة ترقيم واحدة دون فجوات للفواتير، وأخرى للفواتير التصحيحية. واجعلوا كل فاتورة تصحيحية تشير إلى الفاتورة التي تصححها، ولا تُصدروا فاتورة سالبة منفصلة.

وتتغير التصحيحات أيضاً. ففي الورق تُمزَّق الفاتورة الخاطئة أحياناً وتُطبع من جديد بالرقم نفسه. ومع الفاتورة الإلكترونية لم يعد ذلك ممكناً. فالفاتورة تبقى بعد إصدارها، ويُصحَّح الخطأ بفاتورة تصحيحية تشير إليها، تليها فاتورة جديدة عند الحاجة. ويبدو ذلك أثقل في البداية. ويبقى السجل نظيفاً، فيرى العميل والمحاسب والإدارة سلسلة الوثائق نفسها، ولا يحتاج أحد إلى تفسير فجوة في الترقيم.

والبيانات الصحيحة توفّر أيضاً جولة ثانية مع عملائكم. فقد يعيد محاسب عميل من الشركات فاتورةً ينقصها المعرّف الموحد للمشتري أو تحمل نسبة ضريبة خاطئة، فتنتظر الفاتورة حتى تصل نسخة مصححة. وحين تُفحص البيانات قبل خروج الفاتورة، لا تحدث هذه العودة.

وغيّروا كذلك عادة واحدة. أنشئوا الفاتورة من الطلبية أو من وصل التسليم، دون أن تُكتب من جديد. فحين يكون عرض السعر والطلبية ووصل التسليم والفاتورة سلسلة واحدة، تُدخل معرّفات العميل والأسعار والضرائب مرة واحدة. ومعظم البيانات الناقصة اليوم يأتي من فاتورة تُكتب من الصفر في آخر الشهر.

يُنتج sahmrev Commerce الملف المنظم اليوم

وفي sahmrev Commerce يمكن إصدار كل فاتورة وكل فاتورة تصحيحية ملفاً منظماً بصيغة UBL 2.1 على الأساس الأوروبي EN 16931، مع المعرّفات المغربية في حقولها. وإلى جانبه يحتفظ Commerce بنسخة أرشيف بصيغة PDF/A-3، أي الفاتورة المطبوعة وفي داخلها الملف المنظم. ويُكتب الأرشيف مرة واحدة، وتُفحص بصمته عند كل تنزيل للملف.

وقبل إصدار الفاتورة تتحقق قائمة جاهزية مما ستحتاجه المنصة: المعرّف الموحد للبائع من 15 رقماً، والمعرّف الضريبي، والسجل التجاري، والمعرّف الموحد للمشتري حين يكون شركة. وللفوترة الإلكترونية ثلاثة أوضاع تختارها الشركة: معطّلة، أو نسخة منظمة مع الأرشيف، أو الإرسال إلى المنصة الضريبية. والربط بمنصة المديرية مبني ويُفعَّل عند فتح الوصول، وإلى ذلك الحين تُؤرشف الفواتير وتنتظر الإرسال. ولا نصف شيئاً من ذلك بأنه مطابق قبل أن تنشر المديرية قواعدها النهائية وتفتح الوصول.

والفوترة الإلكترونية خيار في sahmrev Commerce يُفعَّل لكل شركة. وتعرض صفحة Commerce السلسلة كلها من عرض السعر إلى الفاتورة المدفوعة، وتعرض صفحة تجار مواد البناء كيف يحتفظ مورد يبيع لأهل البناء بموقع البناء وبيانات العميل على كل وثيقة. وتتيح النسخة التجريبية إصدار فاتورة والاطلاع على البيانات التي تحملها.