Fechar o dia ao balcão e explicar a diferença
Ao fechar a caixa, a gaveta raramente bate certo com as vendas e ninguém sabe porquê. Acompanhe um dia real ao balcão, fechado passo a passo.
Ao fim do dia, o operador de caixa conta a gaveta e o valor não corresponde ao que foi vendido. Na maioria das lojas, fechar a caixa acaba com a diferença anotada num pedaço de papel ou esquecida. Uma semana depois, ninguém se lembra se foi uma devolução paga em dinheiro, um fornecedor pago com o dinheiro da gaveta ou um erro. A diferença é pequena, mas nunca é explicada, e isso preocupa um dono de loja.
Um dia ao balcão tem poucos tipos de movimento, e cada um pode ser registado no momento em que acontece. O dia abre com a contagem do que está na gaveta. Entram vendas, em dinheiro ou com cartão. Um cliente devolve um artigo e é reembolsado. Sai dinheiro para uma pequena despesa. No fim, a gaveta é contada outra vez, e o que vai para o banco sai da gaveta. Quando cada um destes movimentos fica registado, sabe qual é o dinheiro esperado a qualquer momento, e a diferença encontrada ao fechar o dia tem explicação.
Um dia fechado com 0,50 a menos
Ao balcão da demo, o operador de caixa conta de manhã cinco notas de 20 e dez de 10, e o dia abre com 200. Seguem-se cinco vendas, umas em dinheiro, outras com cartão, e uma paga em parte de cada forma. Mais tarde, um cliente devolve duas garrafas de água danificadas de um talão anterior, e o operador de caixa reembolsa-as com dinheiro da gaveta, a partir do número do talão, para que a devolução corresponda ao que foi vendido. Depois saem 15 para comprar produtos de limpeza, com o motivo anotado.
No fecho, o dinheiro esperado é a abertura de 200, mais as vendas em dinheiro, menos o reembolso e os 15. O operador de caixa conta a gaveta e encontra 0,50 a menos do que o esperado. A diferença fica registada tal como é, o operador de caixa envia 400 para o banco, e o resto fica na gaveta, que é exatamente o que a contagem da manhã seguinte vai encontrar. O relatório do dia, com as vendas, as devoluções, os impostos, os pagamentos por forma de pagamento, as entradas e saídas de dinheiro e a diferença, já não pode ser alterado a partir daí e pode ser impresso.
Os detalhes que mantêm a contagem certa
Dois detalhes fazem isto funcionar na prática. O primeiro é a rede. Se a ligação cair, a caixa continua a vender: os talões esperam no aparelho e são contados uma só vez quando a ligação volta, por isso uma quebra não cria vendas duplicadas nem vendas em falta. O segundo é o stock. Cada talão de venda é uma fatura com entrega imediata, por isso o stock da prateleira muda a cada venda. Quando um produto fica abaixo do seu mínimo, a lista de reposição põe esse produto num rascunho de nota de encomenda para o seu fornecedor.
As etiquetas de balança e os códigos de barras são lidos da mesma forma. Uma etiqueta impressa pela balança traz o código do produto e o peso ou o preço, e a caixa lê os dois. Um cliente habitual pode comprar a prazo dentro do seu limite de crédito, e o talão entra no seu saldo como qualquer outra venda.
A opção Balcão do sahmrev Commerce funciona assim nas lojas. A página do comércio a retalho mostra a caixa e o relatório de fim do dia, e a demo online tem este mesmo dia, fechado com 0,50 a menos.