إغلاق اليوم في نقطة البيع وتفسير الفرق
عند إغلاق صندوق البيع في نهاية اليوم، نادراً ما يطابق الدرج المبيعات، ولا أحد يعرف السبب. تابعوا يوماً حقيقياً في نقطة البيع يُغلق خطوة بعد خطوة.
في المساء، عند إغلاق صندوق البيع، يعدّ أمين الصندوق الدرج فلا يطابق الرقم ما بيع. وفي معظم المحلات يُكتب الفرق عندئذ على قصاصة ورق أو يُنسى. وبعد أسبوع لا يتذكر أحد هل كان ذلك إرجاعاً رُدّ نقداً، أو مورداً دُفع له من الدرج، أو خطأً. والفرق صغير، لكنه لا يُفسَّر أبداً، وهذا ما يقلق صاحب المحل.
وفي يوم نقطة البيع أنواع قليلة من الحركات، ويمكن تسجيل كل منها لحظة حدوثها. يُفتح اليوم بعدّ ما في الدرج. وتدخل المبيعات نقداً أو بالبطاقة. ويعيد عميل سلعة فيُردّ له مبلغها. ويخرج مال لمصروف صغير. وفي النهاية يُعدّ الدرج من جديد، ويخرج منه ما يذهب إلى البنك. وإذا سُجّلت كل هذه الحركات، عرفتم النقد المتوقع في أي لحظة، وأمكن تفسير الفرق عند إغلاق اليوم.
يوم نقص فيه الدرج 0.50 عند الإغلاق
في نقطة البيع التجريبية يعدّ أمين الصندوق في الصباح خمس أوراق من فئة 20 وعشراً من فئة 10، فيُفتح اليوم بمبلغ 200 في الدرج. ثم تأتي خمس عمليات بيع، بعضها نقداً وبعضها بالبطاقة، وواحدة دُفع جزء منها بكل طريقة. وبعد ذلك يعيد عميل قارورتي ماء تالفتين من إيصال سابق، فيردّ أمين الصندوق مبلغهما من الدرج، انطلاقاً من رقم الإيصال حتى يطابق الإرجاع ما بيع. ثم يخرج 15 لشراء مواد التنظيف، مع كتابة السبب.
وعند الإغلاق يكون النقد المتوقع هو 200 الافتتاحية، زائد المبيعات النقدية، ناقص المبلغ المردود ومبلغ الـ15 الذي خرج من الدرج. فيعدّ أمين الصندوق الدرج ويجد 0.50 أقل من المتوقع. ويُسجَّل الفرق كما هو، ويرسل أمين الصندوق 400 إلى البنك، ويبقى الباقي في الدرج، وهو بالضبط ما سيجده عدّ صباح الغد. ثم يُجمَّد تقرير اليوم، بالمبيعات والإرجاعات والضريبة والمدفوعات حسب الطريقة والنقد الداخل والخارج والفرق، ويمكن طباعته.
تفاصيل تُبقي العدّ صحيحاً
وتفصيلان يجعلان ذلك صامداً في الواقع. الأول هو الشبكة: إذا انقطع الاتصال واصل الصندوق البيع، وتنتظر الإيصالات على الجهاز وتُحتسب مرة واحدة عند عودة الاتصال، فلا ينشأ عن الانقطاع بيع مكرر ولا بيع ناقص. والثاني هو المخزون: فكل إيصال فاتورة تُسلّم فوراً، فيتحرك مخزون الرفوف مع كل عملية بيع. وحين ينزل منتج عن حده الأدنى، تضعه قائمة إعادة الطلب في أمر شراء مسودة لمورده.
وتُقرأ ملصقات الميزان والرموز الشريطية بالطريقة نفسها. فالملصق الذي يطبعه الميزان يحمل رمز المنتج والوزن أو السعر، ويقرأ الصندوق الاثنين. ويمكن للعميل الدائم الشراء بالأجل في حدود سقفه، فيصل الإيصال إلى رصيده كأي عملية بيع أخرى.
ويعمل خيار نقطة البيع في منتج sahmrev Commerce بهذه الطريقة في المحلات. وتعرض صفحة المحل التجاري صندوق البيع وتقرير نهاية اليوم، وتحتوي النسخة التجريبية على هذا اليوم نفسه، وقد أُغلق وفي الدرج نقص 0.50 عن المتوقع.