Clôturer la journée au comptoir et expliquer l’écart
Au moment de clôturer la caisse, le tiroir correspond rarement aux ventes et personne ne sait pourquoi. Suivez une vraie journée clôturée pas à pas.
Le soir, au moment de clôturer la caisse, le caissier compte le tiroir et le chiffre ne correspond pas aux ventes. Dans la plupart des commerces, l’écart est alors noté sur un bout de papier ou oublié. Une semaine plus tard, personne ne sait si c’était un retour remboursé en espèces, un fournisseur payé avec le tiroir ou une erreur. L’écart est petit, mais il n’est jamais expliqué, et un patron s’en inquiète.
Une journée au comptoir ne connaît que quelques sortes de mouvements, et chacun peut être enregistré au moment où il a lieu. La journée s’ouvre par le comptage du tiroir. Les ventes entrent, en espèces ou par carte. Un client rapporte un article et se fait rembourser. De l’argent sort pour une petite dépense. À la fin, le tiroir est recompté, et ce qui part à la banque quitte le tiroir. Quand chacun de ces mouvements est enregistré, vous connaissez l’espèce attendue à tout moment, et l’écart trouvé au moment de clôturer la journée s’explique.
Une journée clôturée avec 0,50 de moins
Au comptoir de démonstration, le caissier compte le matin cinq billets de 20 et dix de 10 : la journée s’ouvre avec 200. Cinq ventes suivent, certaines en espèces, d’autres par carte, une payée en partie des deux façons. Plus tard, un client rapporte deux bouteilles d’eau abîmées d’un ticket précédent, et le caissier les rembourse depuis le tiroir, en partant du numéro de ticket pour que le retour corresponde à ce qui a été vendu. Puis 15 sortent pour acheter des produits d’entretien, avec le motif noté.
À la fermeture, l’espèce attendue est l’ouverture de 200, plus les ventes en espèces, moins le remboursement et les 15. Le caissier compte le tiroir et trouve 0,50 de moins que prévu. L’écart est enregistré tel quel, le caissier envoie 400 à la banque, et le reste demeure dans le tiroir : c’est exactement ce que trouvera le comptage du lendemain matin. Le rapport du jour, avec ventes, retours, taxes, paiements par moyen, entrées et sorties d’espèces et écart, est alors figé et peut s’imprimer.
Les détails qui gardent le compte juste
Deux détails font tenir cela dans la pratique. Le premier est le réseau : si la connexion tombe, la caisse continue de vendre, les tickets attendent sur l’appareil et sont comptés une seule fois au retour de la connexion. Une coupure ne crée donc ni double vente ni vente manquante. Le second est le stock : chaque ticket est une facture qui livre aussitôt, donc le stock du rayon bouge avec chaque vente. Quand un produit passe sous son minimum, la liste de réassort le met dans une commande brouillon pour son fournisseur.
Les étiquettes de balance et les codes-barres se lisent de la même façon. Une étiquette imprimée par la balance porte le code de l’article et le poids ou le prix, et la caisse lit les deux. Un client habitué peut acheter en compte dans la limite de son plafond, et le ticket arrive sur son solde comme toute autre vente.
L’option caisse de sahmrev Commerce fonctionne ainsi dans les commerces. La page Commerce de détail montre la caisse et le rapport de fin de journée, et la démo en ligne contient cette journée même, clôturée avec 0,50 de moins.