Relatório de visita de manutenção sem a folha de cálculo
O relatório de visita de manutenção em papel ou em fotos enviadas por mensagem custa tempo e dinheiro. Veja o que pôr no seu lugar.
Em muitas empresas de manutenção, o dia acaba da mesma forma: os técnicos enviam fotos para um grupo de mensagens, alguém no escritório copia as notas para uma folha de cálculo e o relatório de visita de manutenção chega ao cliente um ou dois dias depois. Nada está avariado, mas perde-se muito pelo caminho.
Os custos passam despercebidos. Uma foto sem local nem data prova pouco num desacordo. Uma lista de verificação preenchida de memória ao fim do dia é menos fiável do que uma preenchida junto ao equipamento. E um relatório que chega ao cliente três dias depois da visita faz o trabalho parecer mais lento do que foi.
O que pôr no seu lugar
Três coisas mudam isto. Primeiro, o técnico preenche o relatório durante a visita, no telemóvel, num formulário pensado para a sua especialidade: as mesmas verificações, leituras e campos de cada vez. Segundo, cada visita traz as suas provas: fotos, posição GPS, hora e assinatura do cliente. Terceiro, o relatório passa a PDF assim que a intervenção é fechada, e o escritório só tem de o rever e enviar.
O histórico do equipamento importa tanto como a visita. Quando cada chiller, elevador ou extintor tem a sua própria ficha, o técnico que chega vê o que foi feito da última vez, e o escritório responde a um cliente em segundos, sem procurar em ficheiros antigos.
Os contratos de manutenção são a última peça. Se as visitas mensais ou trimestrais forem planeadas à mão, alguma acaba por ser esquecida. Quando o plano cria as visitas sozinho, o escritório só tem de as atribuir.
Foi para isto que fizemos o sahmrev Field: planeamento da semana, equipamentos com etiquetas QR, planos de manutenção e relatórios que se preenchem sem rede e se assinam durante a visita.