Rapporto di visita di manutenzione senza il foglio Excel

In molte aziende di manutenzione la giornata finisce sempre allo stesso modo: i tecnici mandano foto in un gruppo di chat, qualcuno in ufficio ricopia gli appunti in un foglio Excel e il rapporto di visita di manutenzione parte verso il cliente uno o due giorni dopo. Niente è rotto, ma lungo la strada si perde molto.

I costi passano inosservati. Una foto senza luogo né data prova poco in una contestazione. Una lista di controllo compilata a memoria la sera è meno affidabile di quella compilata davanti all’impianto. E un rapporto che arriva al cliente tre giorni dopo la visita fa sembrare il lavoro più lento di quanto sia stato.

Che cosa mettere al suo posto

Tre cose cambiano la situazione. Primo, il tecnico compila il rapporto durante la visita, sul telefono, con un modulo pensato per la sua specialità: gli stessi controlli, le stesse letture e gli stessi campi ogni volta. Secondo, ogni visita porta con sé le sue prove: foto, posizione GPS, ora e firma del cliente. Terzo, il rapporto diventa un PDF appena l’intervento viene chiuso, e l’ufficio deve solo controllarlo e inviarlo.

Lo storico dell’impianto conta quanto la visita. Quando ogni gruppo frigo, ascensore o estintore ha la sua scheda, il tecnico che arriva vede che cosa è stato fatto l’ultima volta, e l’ufficio risponde a un cliente in pochi secondi senza cercare tra vecchi archivi.

I contratti di manutenzione sono l’ultimo tassello. Se le visite mensili o trimestrali si pianificano a mano, qualcuna viene dimenticata. Quando il piano crea le visite da solo, l’ufficio deve solo assegnarle.

Per questo abbiamo creato sahmrev Field: pianificazione della settimana, impianti con etichette QR, piani di manutenzione e rapporti che si compilano senza segnale e si firmano durante la visita.