Informe de visita de mantenimiento sin la hoja de cálculo
El informe de visita de mantenimiento en papel o en fotos de chat cuesta tiempo y dinero. Esto es lo que conviene poner en su lugar.
En muchas empresas de mantenimiento el día termina igual: los técnicos mandan fotos a un grupo de chat, alguien en la oficina copia las notas en una hoja de cálculo y el informe de visita de mantenimiento sale hacia el cliente uno o dos días después. Nada está roto, pero mucho se pierde por el camino.
Los costos pasan desapercibidos. Una foto sin lugar ni fecha prueba poco en un desacuerdo. Una lista de control rellenada de memoria por la tarde es menos fiable que la que se rellena delante del equipo. Y un informe que llega al cliente tres días después de la visita hace que el trabajo parezca más lento de lo que fue.
Qué poner en su lugar
Tres cosas lo cambian. Primero, el técnico rellena el informe durante la visita, en el teléfono, con un formulario pensado para su oficio: los mismos controles, lecturas y campos cada vez. Segundo, cada visita lleva sus pruebas: fotos, posición GPS, hora y firma del cliente. Tercero, el informe pasa a PDF en cuanto se cierra la intervención, y la oficina solo tiene que revisarlo y enviarlo.
El historial del equipo importa tanto como la visita. Cuando cada enfriadora, ascensor o extintor tiene su propia ficha, el técnico que llega ve lo que se hizo la última vez, y la oficina responde a un cliente en segundos sin buscar en archivos viejos.
Los contratos de mantenimiento son la última pieza. Si las visitas mensuales o trimestrales se planifican a mano, alguna se olvida. Cuando el plan crea las visitas por sí solo, la oficina solo tiene que asignarlas.
Para esto hicimos sahmrev Field: planificación semanal, equipos con etiquetas QR, planes de mantenimiento e informes que se rellenan sin cobertura y se firman durante la visita.