O que deve conter o relatório de um técnico, e porque é que um rascunho por voz ajuda

O técnico sai, a porta da casa das máquinas fecha-se, e o relatório de intervenção é a única parte da intervenção de manutenção que fica com o cliente. Essa página diz o que foi encontrado, o que foi feito e quem aceitou. Quando é pobre, o escritório não consegue faturar com segurança e o técnico seguinte começa do zero. O cliente também não consegue mostrar a um inspetor o que foi verificado. Um bom relatório, em papel ou numa app de relatório de intervenção, é curto e responde sempre às mesmas poucas perguntas.

O relatório começa por onde e em quê: o cliente, o local ou o edifício, e o equipamento, com o número de série quando o tem. Num local com vinte unidades de tratamento de ar, «a unidade do telhado» não chega, e o relatório deve indicar qual delas recebeu a manutenção. Quando o equipamento tem uma etiqueta QR, ler essa etiqueta abre a unidade certa, por isso o relatório começa com o nome certo.

A data da intervenção e o tempo gasto também ficam no topo. Uma data de relatório e, num trabalho mais longo, uma folha de horas com os dias e as horas dizem ao cliente quanto tempo o trabalho levou e ao escritório o que faturar. O tempo anotado no mesmo dia fica mais perto da realidade do que o tempo lembrado no fim da semana.

Registe o trabalho e prove-o

Segue-se o que foi pedido e o que foi feito: o tipo de serviço, o número da ordem de serviço ou da nota de encomenda que o cliente deu, e o registo dos trabalhos. O registo diz o que o técnico fez, por ordem, em palavras simples. O escritório lê esta parte quando a fatura é contestada, e o técnico seguinte lê-a antes da próxima intervenção.

As constatações e as recomendações vêm a seguir, e o relatório de um técnico fica muitas vezes vazio nessa parte. Um técnico que repara numa correia gasta ou numa válvula com fuga e não escreve nada fez metade do trabalho. «O que encontrou e o que deve ser feito a seguir» é um campo curto de preencher. O próximo orçamento sai muitas vezes daí.

O relatório regista depois o que foi usado e quanto tempo levou: as peças ou os materiais, e as horas no local com o número de pessoas. O técnico mede e o escritório põe os preços. Sem preços no telemóvel do técnico, o relatório fica centrado no trabalho, e a fatura feita a partir dele fica coerente.

As provas fecham o relatório: fotos do trabalho, a posição onde a intervenção teve lugar e as assinaturas. Uma intervenção simples precisa da assinatura do cliente. Um relatório de serviço mais longo leva a do técnico e a do cliente, e a assinatura do cliente diz que o trabalho foi aceite. Cada foto sai impressa no relatório com a sua legenda, por isso o cliente vê a peça que foi substituída.

Um rascunho por voz preenche os campos vazios

A maioria destes campos é fácil de preencher. Os técnicos saltam-nos porque estão a escrever de luvas calçadas, num telemóvel, numa cave ou num telhado, no fim de um trabalho longo. Com um rascunho por voz, o técnico carrega num botão e diz o que fez, como contaria a um colega: «Substituí a correia do ventilador da unidade três, limpei os filtros, a bomba de condensados está a fazer barulho, recomendo substituí-la na próxima intervenção.»

No sahmrev Field, a gravação, os nomes dos campos do formulário e as respostas já preenchidas são enviados a um serviço de IA externo, que transforma a fala em texto e propõe uma resposta para cada campo: o registo dos trabalhos, as constatações, a recomendação, as peças. O técnico lê o rascunho, corrige e envia. Nada chega ao cliente antes de o técnico enviar o relatório e de o escritório aprová-lo.

Um rascunho por voz também muda o que acaba no relatório. Um técnico que fala diz mais do que um que escreve: o barulho de uma bomba, o estado de uma vedação, a peça que em breve vai ter de ser substituída. Ao ler o rascunho, corta o que não serve e mantém o que o cliente deve saber, e assim o relatório cresce onde importa.

Isto só acontece quando a empresa que usa o Field o autorizou. Uma empresa que guarda os seus dados apenas no nosso servidor nem vê o botão de voz: a intervenção indica que a ajuda está desativada, e o técnico preenche o formulário à mão. O rascunho por voz não está disponível na demo pública, porque envia uma gravação a um serviço externo.

Preenchido sem rede, com aprovação do escritório

Com a intervenção já no telemóvel, o resto do relatório dispensa rede. Os formulários preenchem-se, as fotos e as assinaturas são guardadas ali, e o relatório é enviado quando o sinal volta. Iniciar e terminar a visita também funciona sem rede. No fim da intervenção, um relatório em PDF assinado fica pronto, no idioma do cliente quando o cliente tem um configurado, e é-lhe enviado por e-mail quando o escritório o aprova.

Para o escritório, um relatório completo é um telefonema a menos. A pessoa que o aprova vê as fotos, as constatações e as horas num só lugar, e aprova-o antes de chegar ao cliente. Quando falta alguma coisa, o próprio relatório mostra-o, e ninguém tem de o descobrir numa conversa uma semana depois.

O histórico do equipamento cresce a cada intervenção registada assim. As constatações alimentam o próximo orçamento, e as horas e as peças passam para a fatura sem serem escritas outra vez. A página Field mostra os formulários, o planeamento e o relatório, e a página Assistentes de IA explica como a ajuda por voz e por IA é configurada para uma empresa.